> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.altera.co/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Jak dodać koszt i sprawdzić dane odczytane z faktury?

> Dodaj plik faktury, porównaj dane OCR z dokumentem i zatwierdź koszt przed dalszą pracą.

Masz fakturę od dostawcy w PDF? Dodaj ją w **Kosztach**, sprawdź rozpoznane dane i zapisz dokument. Następnie możesz opisać koszt zgodnie z procesem firmy oraz przygotować płatność.

Przygotuj czytelny plik i wybierz właściwą firmę w prawym górnym rogu. W przykładzie używamy dokumentu demonstracyjnego **DEMO/OCR/2026/002** na **1 230,00 zł brutto**. Dane na zrzutach są fikcyjne.

## 1. Otwórz Koszty i wybierz Nowy koszt

W menu aplikacji kliknij **Koszty**, a następnie **Nowy koszt** na górze ekranu.

<img src="https://mintcdn.com/altera/F5LAMCj3byRJx_eD/images/instructions-20260921/ocr-start.png?fit=max&auto=format&n=F5LAMCj3byRJx_eD&q=85&s=450d9909a4e80d59990cf460d60db39a" alt="Koszty: przycisk Nowy koszt na górze ekranu" width="1100" height="940" data-path="images/instructions-20260921/ocr-start.png" />

## 2. Wybierz plik i potwierdź dodanie

W panelu **Nowy koszt** kliknij **Dodaj pliki z dysku** i wybierz fakturę. Możesz też przeciągnąć plik w oznaczone miejsce.

<img src="https://mintcdn.com/altera/F5LAMCj3byRJx_eD/images/instructions-20260921/ocr-upload-empty.png?fit=max&auto=format&n=F5LAMCj3byRJx_eD&q=85&s=a598154dc4bb8d5f9cd48ff5371f020e" alt="Panel Nowy koszt z przyciskiem Dodaj pliki z dysku" width="1100" height="940" data-path="images/instructions-20260921/ocr-upload-empty.png" />

Sprawdź nazwę wybranego pliku. Następnie kliknij **Dodaj pliki** na dole panelu. Samo wskazanie pliku nie kończy tego kroku.

<img src="https://mintcdn.com/altera/F5LAMCj3byRJx_eD/images/instructions-20260921/ocr-upload-selected-002.png?fit=max&auto=format&n=F5LAMCj3byRJx_eD&q=85&s=acb52e61997991ac7b990456394bb6df" alt="Wybrany PDF oraz aktywny przycisk Dodaj pliki" width="1100" height="940" data-path="images/instructions-20260921/ocr-upload-selected-002.png" />

## 3. Poczekaj na odczyt i otwórz dokument

Po przesłaniu aplikacja pokazuje potwierdzenie i przetwarza dokument. Poczekaj, aż wiersz pokaże dane faktury zamiast informacji o ładowaniu.

Jeśli dokument wymaga sprawdzenia, przejdź do zakładki **Do weryfikacji**. Znajdź go po numerze i sprzedawcy, a następnie kliknij jego wiersz. Checkbox służy do zaznaczania dokumentów do akcji na liście.

<img src="https://mintcdn.com/altera/F5LAMCj3byRJx_eD/images/instructions-20260921/ocr-recognized-002.png?fit=max&auto=format&n=F5LAMCj3byRJx_eD&q=85&s=e90bdce18558ba067b01e39fcea58fd0" alt="Zakładka Do weryfikacji z rozpoznaną fakturą DEMO/OCR/2026/002" width="1100" height="940" data-path="images/instructions-20260921/ocr-recognized-002.png" />

## 4. Porównaj dane z podglądem faktury

Po lewej stronie masz dokument źródłowy, po prawej formularz. Przeczytaj komunikaty nad polami. Jeśli OCR wskazuje niepewny odczyt, sprawdź wskazane dane w dokumencie.

Porównaj **numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży oraz sprzedawcę i jego NIP**. Sprawdź też, czy nabywcą jest właściwa firma. Jeśli pole edytowalne zawiera błąd odczytu, kliknij je i wpisz wartość z dokumentu.

<img src="https://mintcdn.com/altera/F5LAMCj3byRJx_eD/images/instructions-20260921/ocr-verify-top-002.png?fit=max&auto=format&n=F5LAMCj3byRJx_eD&q=85&s=77e63aa56d641b10e045cfd15e482aa2" alt="Podgląd PDF obok numeru, dat i danych sprzedawcy oraz komunikatu OCR" width="1100" height="940" data-path="images/instructions-20260921/ocr-verify-top-002.png" />

<Note>
  Na zrzucie widoczny jest komunikat dotyczący fikcyjnego NIP-u nabywcy. W swojej firmie wyjaśnij każdą niezgodność przed zatwierdzeniem. Gdy błąd dotyczy danych firmy albo samej faktury, nie zastępuj ich przypadkową wartością tylko po to, aby zapisać dokument.
</Note>

Przewiń formularz po prawej i sprawdź **formę płatności, termin oraz numer rachunku**. Pole **Faktura jest już opłacona** zaznaczaj wyłącznie po potwierdzeniu rzeczywistej zapłaty.

<img src="https://mintcdn.com/altera/F5LAMCj3byRJx_eD/images/instructions-20260921/ocr-verify-payment-002.png?fit=max&auto=format&n=F5LAMCj3byRJx_eD&q=85&s=cf0ebb36e20bb9dcb370efc657047123" alt="Dane nabywcy, termin płatności, rachunek i niezaznaczona opcja Faktura jest już opłacona" width="1100" height="940" data-path="images/instructions-20260921/ocr-verify-payment-002.png" />

Sprawdź **walutę, pozycje, stawki VAT i sumy netto, VAT oraz brutto**. W przykładzie są to: **1 000,00 zł netto + 230,00 zł VAT = 1 230,00 zł brutto**. Kategorię i projekt uzupełnij zgodnie z zasadami opisywania kosztów w firmie.

<img src="https://mintcdn.com/altera/F5LAMCj3byRJx_eD/images/instructions-20260921/ocr-verify-amounts-002.png?fit=max&auto=format&n=F5LAMCj3byRJx_eD&q=85&s=79c22479a4dbf114e774cfab003bd75a" alt="Pozycja faktury, kwoty netto, VAT i brutto oraz przycisk Zatwierdź" width="1100" height="940" data-path="images/instructions-20260921/ocr-verify-amounts-002.png" />

## 5. Zatwierdź dane i sprawdź kontrahenta

Po sprawdzeniu formularza kliknij **Zatwierdź**. Jeżeli aplikacja wskaże nieprawidłowe lub brakujące dane, popraw je zgodnie z dokumentem i ponownie sprawdź formularz.

Może pojawić się panel **Weryfikacja kontrahenta** z dwiema opcjami:

* **Zatwierdź jednorazowo** zapisuje tę fakturę bez dodawania dostawcy do listy zaufanych. Tę opcję wybraliśmy w przykładzie.
* **Dodaj do zaufanych** dodaje kontrahenta do listy; zgodnie z komunikatem aplikacji przyszłe faktury będą zatwierdzane automatycznie. Wybierz tę opcję tylko zgodnie z procesem firmy.

<img src="https://mintcdn.com/altera/F5LAMCj3byRJx_eD/images/instructions-20260921/ocr-contractor-confirm.png?fit=max&auto=format&n=F5LAMCj3byRJx_eD&q=85&s=7ecc4f9bf4e4693dff323480665a0d61" alt="Weryfikacja kontrahenta: Zatwierdź jednorazowo oraz Dodaj do zaufanych" width="1100" height="940" data-path="images/instructions-20260921/ocr-contractor-confirm.png" />

## 6. Sprawdź zapisany koszt

Po zapisie aplikacja może otworzyć kolejny dokument do weryfikacji. Użyj **Wstecz** na górze, aby wrócić do listy, i wybierz zakładkę **Faktury**.

Odszukaj ten sam numer faktury i sprawdź dane. W naszym przykładzie dokument **DEMO/OCR/2026/002** znajduje się już w Fakturach ze statusem **Wystawiona, Nieopłacona**. Zatwierdzenie danych OCR nie oznacza wykonania przelewu.

<img src="https://mintcdn.com/altera/F5LAMCj3byRJx_eD/images/instructions-20260921/ocr-result-002.png?fit=max&auto=format&n=F5LAMCj3byRJx_eD&q=85&s=04d187bb8211d2c91355552a0ae3edda" alt="Zapisany koszt DEMO/OCR/2026/002 w zakładce Faktury" width="1100" height="940" data-path="images/instructions-20260921/ocr-result-002.png" />

## Co dalej?

Dalszy krok zależy od obiegu dokumentów i podziału obowiązków w firmie. Przejdź do [instrukcji płatności kodem QR albo akceptacji kosztu i pracy w Płatnościach](/faq/modules/payments). Możesz też wrócić do [przeglądu zadań w Kosztach](/faq/modules/expenses).