Moduł Koszty w Altera.app – jak sprawnie dodawać dokumenty kosztowe?

​

1. Najważniejsze korzyści z korzystania z modułu Koszty w Altera.app

Dzięki modułowi Koszty wszyscy przedsiębiorcy korzystający z aplikacji mogą z łatwością i bez zmartwień wystawiać faktury kosztowe, z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Dzięki temu usprawniasz swoją księgowość, oszczędzasz cenny czas i realnie wpływasz na rozwój Twojego biznesu. Ten moduł to rozwinięcie naszej usługi przetwarzania dokumentów. Pozwala on przedsiębiorcom na bieżąco śledzenie wydatków w firmie w formie wygodnych rekordów z najważniejszymi danymi oraz podglądem faktycznego dokumentu. Przesłane do tego modułu pliki zostają przetworzone na wartości elektroniczne i udostępnione w aplikacji do wglądu w dowolnym momencie. Do dodawanych dokumentów przedsiębiorcy mogą przypisywać różne, dodatkowe informacje, dzięki którym można później błyskawicznie wyszukiwać niezbędne dokumenty. Dodatkowo odpowiednio dodana informacja o kategorii kosztu pomaga w zbieraniu informacji do modułu Finanse. To dzięki nim możemy śledzić rzeczywistą sytuację finansową firmy i dbać o jej rentowność oraz płynność finansową. W tym wpisie dokładnie omówimy sobie moduł Koszty i podpowiemy Ci, co możesz zrobić, aby maksymalnie wykorzystać potencjał drzemiący w funkcjonalnościach tego modułu.

​

2. Dodawanie dokumentu kosztowego

​

Zwykłe faktury

Dzięki pracy naszego zespołu IT aplikacja Altera.app jest niezwykle intuicyjna, a dostarczanie dokumentów księgowych odbywa się szybko i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Aby dodać dokument kosztowy, wystarczy, że w module Koszty klikniesz zielony przycisk “Nowy Koszt”. Następnie prześlesz dokument z dysku i zaakceptujesz przesłanie go, klikając przycisk “Dodaj plik”. Po przesłaniu Faktury Twój dokument trafi automatycznie do zakładki Zaimportowane.

​

Poufne faktury

W nowoczesnym zarządzaniu przedsiębiorstwem kluczowe staje się nie tylko efektywne, ale i bezpieczne obchodzenie się z danymi finansowymi. Koszty poufne, nowość w naszym systemie, umożliwiają właśnie takie podejście, chroniąc szczególnie wrażliwe transakcje przed nieuprawnionym dostępem. Kiedy wprowadzasz koszty związane z umowami B2B czy innymi wrażliwymi operacjami, masz możliwość oznaczenia tych faktur jako poufnych. Dzięki temu dostęp do nich mają tylko wybrane osoby w firmie, na przykład kadra zarządzająca czy upoważnieni pracownicy, co minimalizuje ryzyko niechcianego wycieku danych. Aby wprowadzić fakturę poufną, wystarczy kliknąć ‘Nowy koszt’, następnie zaznaczyć ‘Faktura poufna’, potem ‘Dodaj pliki z dysku’ i zatwierdzić wybór przyciskiem ‘Dodaj pliki’. Uwaga! W pierwszej fazie funkcja jest dostępna tylko podczas dodawania faktury. Później nie można już dodać ani usunąć tej opcji z faktury. Aby ustawić dostęp do faktur poufnych wejdź w ‘Ustawienia’, wybierz ‘Firma’ w lewej kolumnie, a następnie ‘Użytkownicy’. Na końcu wystarczy wybrać konkretną osobę, której chcesz udzielić dostępu, i w sekcji ‘Koszty’ zaznaczyć ‘Dostęp do faktur poufnych’. To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale i poprawia organizację pracy, co jest nieocenione, zwłaszcza w dużych organizacjach.

​

4. Wprowadzanie niezbędnych danych do faktury

Dodawanie konkretnych informacji o fakturze kosztowej jest bardzo proste. Wystarczy, że przejdziesz do zakładki “Do wprowadzenia” i zaznaczysz odpowiednią fakturę z listy. W tym miejscu możesz m.in:

• pobrać ją,
• sprawdzić jej podgląd, 
• dodać kategorię projektu,
• oznaczyć ją jako opłaconą,
• dekretować,
• zaakceptować do płatności.

​

5. Wygląd pozycji faktur w module kosztowym

W module kosztowym faktury są wyświetlane w sposób, który pozwala na szybkie i intuicyjne zarządzanie ich pozycjami. Użytkownik może pracować w dwóch widokach: „skróconym”, który umożliwia szybkie przeglądanie i edycję najważniejszych informacji, oraz „szczegółowym”, zawierającym wszystkie dostępne pola do analizy i uzupełniania danych. Funkcja definiowania Projektu na pozycji faktury pozwala na precyzyjne przypisywanie kosztów do konkretnych działań lub działów firmy, co sprzyja dokładniejszej analizie przychodów i wydatków. Dwustopniowa kategoryzacja dodatkowo wspiera szczegółową kontrolę finansową. Dodatkowo, mechanizmy weryfikacji wprowadzanego NIP-u i numeru konta bankowego zapewniają poprawność danych, minimalizując ryzyko błędów podczas pracy z dokumentami.

​

6. Łatwe uzupełnianie informacji rozliczeniowych

Aby dodać niezbędne dane rozliczeniowe do wprowadzonej faktury, wystarczy, że na liście dokumentów klikniesz nazwę jednej z nich.  To tutaj uzupełniasz wszelkie informacje o fakturze kosztowej, takie jak:

• numer faktury,
• rodzaj sprzedawcy i jego nazwę,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• forma płatności,
• termin płatności,
• numer rachunku,
• waluta,
• informacja o usłudze lub produkcie.

Co ważne, jeśli sprzedawca jest już Twoim kontrahentem z łatwością wybierzesz nazwę jego firmy z listy, a jego NIP uzupełni się automatycznie. Dzięki czemu zaoszczędzisz czas i unikniesz ryzyka popełnienia błędu na fakturze. Dzięki pracy naszego zespołu IT dodawanie konkretnych pozycji na fakturze jest bajecznie proste. Aby to zrobić, wystarczy, że klikniesz przycisk “Dodaj pozycję”. Na liście znajdziesz informację nie tylko o nazwie usługi czy produktu, ale o:

• ich typie,
• ilości,
• stawce VAT,
• wartości netto i brutto, 
• kategorii kosztu
• NKUP,
• odliczeniu VAT.

Aby dodać powyższe informacje, wystarczy, że klikniesz odpowiednie skrzyżowanie się wiersza i kolumny.  Na końcu wiersza z konkretną pozycją znajdują się również dwa przyciski, dzięki którym z łatwością podzielisz pozycję na pół lub usuniesz ją z listy.

​

7. Zaawansowana kategoryzacja kosztów

Dwustopniowa kategoryzacja faktur kosztowych jest naszym nowym produktem, skierowanym do najbardziej wymagających przedsiębiorców. Odpowiednio skonfigurowana, pozwala niezwykle szczegółowo opisywać faktury kosztowe – każda Kategoria I poziomu może zostać rozszerzona o listę kategorii podporządkowanych, które potęgują możliwości analityczne. Istnieje niezliczona ilość opcji konfiguracji – możemy np. centra serwisowe z stałą grupą podrzędnych kategorii kosztowych lub podzielić nasze koszty związane z konkretną dziedziną w bardziej granularny sposób. Specjaliści zespołu Altera chętnie pomogą w zaplanowaniu i konfiguracji spersonalizowanego planu kosztów, który spełni Wasze oczekiwania. Uwaga! W celu aktywacji usługi skontaktuj się z zespołem Altera

​

8. Przypisywanie kategorii i projektów konkretnym kosztom

W polu “Kategoria kosztu” masz możliwość wybrania tagów usprawniających opisywanie faktur. Możesz ustawić jedną kategorię lub przypisać osobą dla każdego produktu/usługi. Ta funkcja odgrywa znaczącą rolę, ponieważ przypisywanie konkretnych kategorii do poszczególnych faktur ułatwia kontrolę rzeczywistych finansów Twojej firmy oraz sprawdzanie jej  rentowności z uwzględnieniem poszczególnych działań. Aby zarządzać kategoriami kosztów firmy, wystarczy, że przejdziesz do zakładki Finanse w ustawieniach aplikacji. Funkcją równie zachwalaną przez wielu użytkowników Altera.app jest możliwość przypisania projektów do poszczególnych faktur. Aby zarządzać projektami, Twojej firmy wystarczy, że przejdziesz do zakładki Finanse w ustawieniach aplikacji.

​

9. Błyskawiczna komunikacja z Twoją księgową

Nasi proaktywni specjaliści zadbali o to, aby komunikacja w Altera.app była szybka jak błyskawica! Możliwość dodania komentarza do konkretnej faktury to spore usprawnienie w komunikacji. To tutaj możesz zostawić adnotację zarówno dla siebie jak i innych osób, które mają dostęp do Twojej księgowości (np. innych pracowników czy Twojej księgowej). Dzięki czemu nie musisz tracić czasu na osobiste spotkania czy kontakt telefoniczny. Gdy pojawi się jakieś pytanie dotyczące rozliczenia czy dokumentacji, możesz błyskawicznie wysłać komentarz wprost ze swojego smartfona czy laptopa.

​

10. Filtrowanie wystawionych faktur

Aby poznać moduł Koszty jeszcze lepiej, warto przyjrzeć się bliżej jego ogólnemu widokowi i funkcjom, które dostępne są gdy przeglądamy listę wystawionych dokumentów. Dzięki różnorodnym możliwością filtrowania organizacja dokumentów kosztowych nigdy nie była łatwiejsza. Chcąc wyszukać konkretny dokument wystarczy, że klikniesz zielony przycisk “Wszystkie filtry” i wybierzesz interesujące Cię wartości. Możesz skorzystać z wyszukiwania według:

• określonego słowa/nazwy pliku,
• daty wprowadzenia,
• daty wystawienia
• terminu płatności
• sprzedawcy,
• kategorii kosztu,
• projektu,
• waluty,
• wartości brutto. 
• Pozostałe – użytkownicy mają o wiele większą ilość nowych kolumn oraz możliwości filtrowania m.in. typy, kraje, rejon kontrahenta. Co znacznie ułatwia pracę nad fakturami.

​

11. Korzystanie z wyszukiwarki a moduł Koszty

Kolejnym narzędziem pozwalającym na sprawne odnalezienie konkretnej faktury jest Wyszukiwarka. Wystarczy, że w pole z napisem “Wyszukaj” w ekranie głównym modułu Koszty wpiszesz interesującą Cię frazę.  Lista z dokumentami zostanie automatycznie wyfiltrowana. Łatwym sposobem na wyszukiwanie może być także korzystanie z funkcjonalności “Propozycje” znajdującej się pod polem wspomnianej wcześniej wyszukiwarki. Znajdują się tutaj kategorie takie jak: po terminie, opłacone, gotowe do zaakceptowania, zaakceptowane do płatności. Wystarczy, że wybierzesz którąś z sugestii, a lista z dokumentami zostanie automatycznie wyfiltrowana.

​

12. Czym różnią się faktury do weryfikacji od odrzuconych faktur? 

„Odrzucone” faktury to dokumenty, które zostały odrzucone przez osobę z naszej organizacji. Użytkownik odrzucający fakturę powinien wpisać powód swojej decyzji, który pojawi się na liście w zakładce Odrzucone. Po zapoznaniu się z dokumentem, osoba decyzyjna powinna albo przywrócić fakturę do obiegu, albo ją usunąć. „Do weryfikacji” to faktury, których system OCR i kategoryzacji nie był w stanie odczytać lub które zostały zakwalifikowane jako problematyczne, na przykład gdy system uznał, że dokument nie jest fakturą. W takich przypadkach użytkownik może ręcznie wprowadzić dane i zaakceptować je, klikając przycisk „Zapisz”, lub przenieść fakturę do kategorii „Usunięte”. Dodatkowo, od teraz zarówno dla zakładki „Odrzucone”, jak i „Do weryfikacji”, wyświetlana jest ilość faktur oczekujących na przegląd. Żadna z faktur nie powinna pozostać w tych kategoriach na stałe. Należy jak najszybciej podjąć odpowiednie działania, aby faktura została ponownie włączona do obiegu lub ostatecznie usunięta.

​

13. Nowy moduł aparatu w aplikacji mobilnej

Aplikacja mobilna otrzymuje nowy, ulepszony moduł importu zdjęć, pozwalający na kadrowanie dokumentów, łączenie kilku fotografii w jeden plik, automatyczne przycinanie do wymiaru dokumentu, oraz używanie masek,  poprawiających czytelność.

​

14. Pozostałe funkcjonalności

​

Przetwarzanie bezpośrednio w aplikacji

Niezależnie od tego, czy pracujesz z dokumentami jednostronicowymi, czy z seriami faktur, skanowanymi na kserokopiarce, nasz system sam zaproponuje podzielenie dokumentów na łatwiejsze do zarządzania części. Wszystko to dzięki wprowadzonemu przez nasz zespół IT systemowi przetwarzania i kategoryzacji, który sprawia, że praca z fakturami staje się prosta i przyjemna. Interfejs przesyłania plików został przez nas poddany sporej aktualizacji – od teraz informacje o błędach dokumentów będą się zawsze pojawiać bezpośrednio przy pliku na liście, aby nic nie umknęło Twojej uwadze. Uwzględniliśmy również nowy sposób wspierania przesyłania danych – od teraz gdy tylko wykryjemy format, którego nie wspiera Moduł Koszty otrzymasz możliwość przesłania dokumentu bezpośrednio do zakładki Pliki w 2 prostych kliknięciach.

​

Żadnych półśrodków

Zapomnij o konieczności przechodzenia przez skomplikowane procesy weryfikacji przekazanych danych. Teraz, gdy tylko załadujesz plik, od razu przekształca się on w fakturę w systemie Altera. Mało tego, od najbliższej aktualizacji każda wprowadzona pozycja faktury jest dokładnym odzwierciedleniem tego, co znajduje się na dokumencie. Prosto, szybko, dokładnie.

​

Koniec z czekaniem

Nasze wewnętrzne testy pokazują, że wystarczy nawet 20 sekund, aby nowy system potwierdził przesłanie faktury i skategoryzował poszczególne dane. To oznacza mniej czasu na oczekiwanie, a więcej na to, co naprawdę ważne – Twoją działalność.

​

Weryfikacja i bezpieczeństwo

Nasz system nie tylko przyspiesza proces przetwarzania, ale także zapewnia jego bezpieczeństwo. Weryfikujemy dane kupującego i w razie wykrycia niezgodności informujemy o tym, przenosząc fakturę do zakładki „Odrzucone” z odpowiednią notatką. Analogiczna akcja wystąpi gdy wykryjemy, że przesłany dokument nie jest tak naprawdę fakturą lub będzie na tyle nieczytelny, że nie uda nam się odpowiednio powiązać danych.

​

Analiza i raportowanie

Przyspieszone przetwarzanie dokumentów oznacza również szybsze rozpoczęcie ich analizy w Twojej firmie. Dzięki temu masz więcej czasu na podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących płatności.

​

Podgląd faktur dodanych przez innych użytkowników

Od teraz możesz dla każdego użytkownika określić, czy będzie on widział wszystkie faktury dodane do systemu, czy tylko te, które sam dodał. Aby to zrobić, zaznacz opcję „Podgląd faktur dodanych przez innych użytkowników”. Znajdziesz ją, przechodząc kolejno do zakładek „Ustawienia”, następnie „Firma” , a na końcu „Użytkownicy”.

​

Typ faktury

 Od teraz podczas edycji faktury kosztowej można ręcznie zmienić “Typ faktury”.

​

Zmiana kategorii kosztu dla całego dokumentu 

Aby uniknąć przypadkowych nadpisań danych przed każdą zmianą kategorii I poziomu należy zaakceptować fakt, że spowoduje ona ustawienie tej samej kategorii w pozycjach i reset kategorii II poziomu na fakturze oraz wszystkich pozycjach.

​

Uproszczone wyliczenia wartości w fakturach kosztowych 

Teraz można łatwo wyliczać wartości zarówno od wartości netto, jak i od brutto lub VAT. Na podstawie wprowadzonej kwoty zostaną obliczone pozostałe wartości. Ikona kłódki pozwala na wyłączenie automatycznych wyliczeń i dokonanie ręcznej korekty wartości.

​

Pobranie faktury kosztowej 

W widoku szczegółów faktury kosztowej umieściliśmy akcję szybkiego pobrania faktury w formie pliku.

​

Masowy wybór kategorii 

Od teraz użytkownicy mogą natychmiast przypisać wybraną kategorię I stopnia do wielu faktur jednocześnie, korzystając z widoku listy dokumentów. Od teraz nie tylko księgowi, ale również każdy użytkownik ma wgląd do daty ewidencji oraz wpływu każdej faktury.

​

Rozbicie kolumny “Status” 

Jeśli dodamy jedną z kolumn składających się na „Status”, takich jak projekt, czy kategoria kosztów, dane zostaną wydzielone i umieszczone w osobnej kolumnie, co uczyni podgląd bardziej przejrzystym.

​

Kolumna “Zdekretowana”/“Zarchiwizowana” 

Jeśli faktura została zadekretowana, oznacza to, że zespół księgowy już rozpoczął jej księgowanie, co uniemożliwia jej edycję. Podobna sytuacja ma miejsce, gdy faktura została „Zarchiwizowana” w module sprzedaży. W przypadku, gdy użytkownikowi zależy na wprowadzeniu zmian w takim dokumencie, powinien skontaktować się bezpośrednio ze swoim księgowym.

​

Wyjaśnienie braku możliwości wykonania akcji 

Podczas pracy nad dokumentami niektóre opcje mogą być niedostępne i wyświetlać się na szaro. Oznacza to, że wykonanie określonej akcji z fakturą jest niemożliwe. Jednak po najechaniu kursorem na taki przycisk, pojawi się informacja wyjaśniająca, dlaczego nie można skorzystać z danej funkcji.