FAQ
Moduł Pliki w Altera.app – jak wykorzystać pełnię jego możliwości?
Rozwijający się biznes potrzebuje efektywnych i praktycznych rozwiązań. Dlatego stworzyliśmy moduł Plik, który maksymalnie ułatwia prowadzenie i przechowywanie dokumentacji Twojej firmy oraz sprawia, że wszystkie najważniejsze dokumenty masz zawsze pod ręką. Dlatego jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał swojego biznesu, przeczytaj nasz artykuł i już dziś odkryj korzyści z używania modułu Pliki w aplikacji Altera.app.
1. Najważniejsze korzyści z korzystania z modułu Pliki w Altera.app
Moduł Pliki pozwala przedsiębiorcom na przechowywanie dokumentów firmy w sposób elektroniczny. Dzięki bezpiecznemu magazynowaniu plików w chmurze masz do nich wgląd 24h na dobę, gdziekolwiek jesteś. Dokumenty przesyłane do aplikacji możesz również z łatwością wymieniać z księgową oraz ze swoimi pracownikami, którym przyznałeś dostęp do konta firmy w Altera.app. W module Pliki możesz tworzyć własne archiwa, w których przechowujesz np. umowy z kontrahentami czy dokumenty kadrowe. Jednak, aby w pełni wykorzystać jego potencjał, koniecznie skorzystaj z bezpłatnej bazy gotowych wzorów pism, umów i wniosków, przygotowanej przez specjalistów Altera. Dzięki, niej wszystkie szablony dokumentów księgowych i kadrowych niezbędnych do funkcjonowania Twojej firmy masz na wyciągnięcie ręki. Co ważne, nasi specjaliści na bieżąco aktualizują bazę dokumentów, zgodnie ze zgłaszanymi potrzebami przedsiębiorców i zmieniającymi się przepisami prawa. Dzięki funkcjonalności pozwalającej przypisać przesyłane pliki do konkretnych kategorii (np. Księgowość, Kadry, Płace czy Wdrożenia) i spersonalizowanych filtrów, nawigowanie w comiesięcznych obowiązkach firmy jest bardzo proste. Na samym początku warto, abyś wiedział, że moduł Pliki składa się z trzech zakładek:- Dokumenty - zawierające bazę plików powiązanych z firmą,
- Moje dokumenty - przestrzeń na Twoje własne pliki,
- Kosz - pliki czekają tu 30 dni przed ostatecznym usunięciem.
2. Przechowywanie plików w zakładce Dokumenty
Zakładka Dokumenty to miejsce, gdzie wgrywasz wszelkie pliki, które związane są z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Wszystko po to, by mieć do nich dostęp z poziomu aplikacji o każdej porze i gdziekolwiek jesteś. Korzystając z tej zakładki, nie musisz martwić się tonami segregatorów, które zalegają w Twoim biurze. Jak jednak przemieszczać się po tym module? Sprawdźmy!
3. Przesyłanie dokumentów
Dodawanie plików do aplikacji Altera.app jest bardzo intuicyjne. Wystarczy, że po wejściu w moduł Pliki klikniesz zielony przycisk “Prześlij plik”, znajdujący się u góry ekranu. Choć zaznaczenie dodatkowych informacji o przesyłanym dokumencie nie jest obowiązkowe, to z całą pewnością warto z niego korzystać. Przesyłając plik, możesz przypisać do niego:- zakładkę (Szablony lub Dokumenty),
- kategorię,
- rodzaj dokumentu,
- powiązany okres,
- tagi.
System dodawania plików jest bardzo intuicyjny i pozwala sprawnie dodać dokument, przypisując mu odpowiednie szczegóły. Abyś mógł jednak sprawnie poruszać się po tej części modułu Pliki, przygotowaliśmy krótkie opisy najważniejszych funkcjonalności dostępnych w zakładce Dokumenty.
4. Wybieranie kategorii i rodzaju pliku
Aby maksymalnie ułatwić przedsiębiorcom korzystanie z Altera.app, dodaliśmy możliwość przypisania do Twoich plików m.in. konkretnej jego kategorii i rodzaju. Dzięki zastosowaniu kategorii oszczędzasz swój czas i zawsze sprawnie znajdujesz pliki, których szukasz. Bez potrzeby przeszukiwania folderów i podfolderów. A jeśli korzystasz z usług księgowych Altera, to takie rozwiązanie usprawnia również działanie naszych pracowników.
Podobne zadanie spełnia funkcja przypisywania rodzaju do konkretnego dokumentu. Dzięki dodaniu tej informacji, znalezienie konkretnego pliku jest bardzo szybkie. Na przykład: Jeśli chcesz sprawdzić Twoje rachunki, wystarczy, że wchodząc w moduł Pliki, wybierzesz w filtrze Rachunki, i będziesz miał je wszystkie pod ręką.
Zwróć uwagę, że rodzaj dokumentów do wyboru zależny jest od wybranej wcześniej kategorii dokumentu.
5. Korzystanie z funkcji przypisywania okresów powiązanych
Możliwość dodania powiązanego okresu do dostarczanych dokumentów pozwala jeszcze skuteczniej uporządkować dokumenty wg. określonej chronologii. Dzięki przypisaniu do pliku konkretnej daty (miesiąca i roku), dla której jest on istotny, polepsza się organizacja Twojej księgowości i uzyskujesz konkretne informacje dot. określonych okresów działalności Twojej firmy.
6. Dodawanie tagów
Kolejną ważną funkcjonalnością jest możliwość przypisywania konkretnych tagów do dodawanych dokumentów. Podczas przesyłania plików, możesz spersonalizować te znaczniki wg. własnych potrzeb. Wystarczy, że wpiszesz interesujący Cię opis w polu Tagi i zatwierdzisz klawiszem Enter. Dodanie kolejnego tagu działa tak samo. Tagi mogą określać np. rodzaj instytucji, do której dokument powinien zostać wysłany, nazwę projektu czy nawet imię i nazwisko konkretnego pracownika. Stosując je z łatwością wyszukasz m.in. wszystkie pliki niezbędne do dostarczenia do ZUSu, umowy związane z danym zadaniem czy też zatrudnianą przez Ciebie osobą.7. Automatyczne opisywanie przesyłanych Plików
W przypadku gdy plik zostanie przesłany do systemu bez określania jego parametrów przez klienta, system postara się przypisać go do odpowiedniej Kategorii, Rodzaju dokumentu oraz Powiązanego okresu. W miarę rozwoju systemu kategoryzacji będziemy uzupełniać pozostałe parametry definiujące dokument.
Automatycznie opisany dokument będzie można rozpoznać po fioletowej barwie parametrów. Gdy najedziemy na jedną z sugerowanych informacji pojawi się również informacja, że wartość ta została zasugerowana przez system automatycznie.
8. Podgląd dokumentów dodanych do modułu
Skoro wiesz już jak efektywnie zorganizować swoją księgowość poprzez przypisywanie przesyłanym dokumentom odpowiednich informacji (takich jak np. kategorie czy rodzaje), pokażemy Ci kilka zastosowań tego rozwiązania w praktyce. Wchodząc w zakładkę Dokumenty zyskujesz przejrzysty podgląd plików przypisanych do Twojego konta. Oprócz nazwy i daty dodania dokumenty przypisane są również wspomniane wcześniej: kategorie, rodzaje dokumentów, powiązane okresy i tagi.
Na liście plików znajdziesz też potwierdzenie odczytania pliku. Da Ci ono pewność, czy dokument został otworzony przez pracownika Altera lub przez inną osobę (np. Twoich współpracowników, którzy również posiadają dostęp do księgowości Twojej firmy w Altera.app).
Zielony znacznik oznacza odczytanie pliku przez pracownika Altera, niebieski – przez inną osobę.
9. Filtrowanie wgranych plików
Jedną z najczęściej wykorzystywanych przez użytkowników Altera.app funkcji w module Pliki jest Filtrowanie. Chcąc wyszukać konkretny dokument wystarczy, że klikniesz zielony przycisk “Wszystkie filtry” i wybierzesz interesujące Cię wartości. Możesz skorzystać z wyszukiwania według:- kategorii,
- powiązanego okresu,
- rodzaju dokumentu,
- daty dodania,
- daty aktualizacji,
- potwierdzonego lub niepotwierdzonego odczytania,
- tagów,
-
elementów zawartych w nazwie.
10. Korzystanie z wyszukiwarki
Kolejnym narzędziem pozwalającym na błyskawiczne odnalezienie przesłanego pliku jest Wyszukiwarka. Wystarczy, że w pole z napisem “Wyszukaj” wpiszesz interesującą Cię frazę. Możesz odnajdywać dokumenty zarówno po nazwie pliku, jak i korzystać z automatycznie dopasowanych podpowiedzi systemowych. Wystarczy, że wybierzesz którąś z sugestii, a lista z dokumentami zostanie automatycznie wyfiltrowana.
Łatwym sposobem na wyszukiwanie może być także korzystanie z funkcjonalności “Propozycje” znajdującej się pod polem wspomnianej wcześniej wyszukiwarki. Znajdują się tutaj kategorie takie jak: księgowość, kadry, płace, moje dokumenty, wdrożenia czy bez kategorii.
Wystarczy, że wybierzesz którąś z sugestii, a lista z dokumentami zostanie automatycznie wyfiltrowana.
11. Używanie gotowych szablonów dokumentów
Dostęp do zakładki Szablony, pozwala Ci mieć wszystkie dokumenty księgowe i kadrowe niezbędne do funkcjonowania Twojej firmy zawsze pod ręką. Od teraz nie tracisz już czasu na samodzielne szukanie wzorów pism, umów i wniosków oraz ich własnoręczne pisanie. Do tej zakładki możesz dodawać szablony samodzielnie, jak i korzystać z bazy dokumentów przygotowanej przez naszych specjalistów.
Lista dokumentów jest na bieżąco aktualizowana zgodnie ze zgłaszanymi przez przedsiębiorców potrzebami i zmieniającymi się przepisami prawa.
12. Przywracanie usuniętych plików
Jeśli zdarzy Ci się przypadkowo usunąć dodany dokument, nie musisz się tym stresować. Specjaliści Altera zadbali o łatwe odzyskiwanie utraconych plików. Dokumenty umieszczone w koszu są automatycznie usuwane dopiero po 30 dniach, dlatego przed upływem tego czasu możesz przywrócić je w kilka sekund. Wystarczy, że wejdziesz w zakładkę Kosz i klikniesz prawym przyciskiem na usuniętym dokumencie i wybierzesz opcję Przywróć.
13. Jesteś płatnikiem VAT? Sprawdź tę opcję!
Usprawniliśmy oznaczanie dokumentów, przesyłanych przez klientów, podlegających zwolnieniu z podatku VAT. Aby skorzystać z tej funkcjonalności, wejdź w Ustawienia, a następnie w zakładce Firma odznacz pole: “Jestem czynnym płatnikiem VAT” i zapisz ustawienia.
Od teraz zawsze gdy dodasz nową fakturę, w polu VAT system automatycznie wybierze Ci opcję zw (zwolniony).
Zaznaczona podstawa prawna znajdzie się na wystawionej fakturze.
