Masz wrażenie, że faktury krążą po firmie bez ładu i składu? Nie wiesz, kto powinien je sprawdzić, a kto ostatecznie zatwierdzić do zapłaty? Elektroniczny Obieg Dokumentów (e-Obieg) to po prostu ustalona ścieżka, którą dokument (np. faktura kosztowa) musi przejść w Twojej firmie, zanim zostanie zaakceptowany i opłacony. Koniec z chaosem, zagubionymi papierami i domysłami.

​
Wybierz swoją ścieżkę – dopasuj e-Obieg do Twojej firmy

W Altera możesz wybrać jeden z trzech poziomów obiegu. Znajdziesz je w Ustawienia → Koszty.
  1. Podstawowy (domyślny): Idealny dla małych firm, gdzie jedna lub kilka osób decyduje o płatnościach. Proces sprowadza się do jednego kroku: akceptacji do płatności.
  2. 2-poziomowy: Dla firm, gdzie role są bardziej podzielone. Jedna osoba opisuje merytorycznie fakturę (np. asystentka), a druga (np. szef działu) akceptuje ją do płatności.
  3. 3-poziomowy: Dla większych organizacji z wieloetapową weryfikacją. Tutaj ścieżka wygląda tak:
  • Opis: Sprawdzenie poprawności danych.
  • Akceptacja kosztu: Manager działu potwierdza, że koszt jest zasadny.
  • Akceptacja płatności: Dział finansowy daje zielone światło do zapłaty.

​
Konfiguracja w 3 prostych krokach

  1. Wybierz poziom: W ustawieniach kosztów wybierz jeden z trzech opisanych wyżej poziomów.
  2. Nadaj uprawnienia: Wejdź w Ustawienia → Firma → Użytkownicy. Przy każdym pracowniku, który ma brać udział w procesie, zaznacz odpowiednie uprawnienia w sekcji “Koszty” (np. “Edycja danych dokumentów”, “Akceptowanie kosztu do płatności”).
  3. Przypisz domyślne osoby (opcjonalnie): W ustawieniach kosztów możesz przypisać domyślnego pracownika do akceptacji faktur z danej kategorii. Np. wszystkie faktury z kategorii “Marketing” trafią do akceptacji szefa marketingu.

​
Jak to wygląda w praktyce?

Gdy nowa faktura kosztowa trafi do systemu, zostanie automatycznie przypisana do pierwszej osoby w ścieżce. Ta osoba otrzyma powiadomienie. Po sprawdzeniu i akceptacji dokumentu, faktura automatycznie “przeskoczy” do kolejnej osoby w kolejce, która również dostanie powiadomienie. Masz pełny wgląd w historię akceptacji i komentarzy. Wiesz, na jakim etapie jest każda faktura i kto jest za nią odpowiedzialny.