Skip to main content
Proces połączenia konta jest jednorazowy i kluczowy dla dalszej współpracy. Nie udostępniasz nam hasła ani loginu do KSeF – tylko jednorazowo zatwierdzasz zakres uprawnień (wysyłka faktur sprzedaży, odczyt faktur kosztowych). Dalsza praca z KSeF odbywa się po naszej stronie, bez użycia Twoich danych. Szczegóły: Co tak naprawdę autoryzujesz.

​
Zanim zaczniesz: co przygotować?

Upewnij się, że masz pod ręką odpowiednie dane.

Dla jednoosobowej działalności (JDG)

Potrzebujesz tylko dwóch rzeczy:
  • Narzędzie do autoryzacji: Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany.
  • NIP Twojej firmy.

Dla spółek (z o.o., S.A., etc.)

Proces jest podobny, ale wymaga jednego dodatkowego kroku:
  • Wyznaczenie przedstawiciela: należy złożyć w Urzędzie Skarbowym zawiadomienie ZAW‑FA, aby wskazać osobę uprawnioną do obsługi KSeF w imieniu spółki (szczegóły poniżej).
  • Narzędzie do autoryzacji przedstawiciela: Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany.
  • NIP spółki.

​
ZAW‑FA: najważniejsze informacje

ZAW‑FA(2) to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. Formularz: ZAW‑FA(2) – PDF Najważniejsze punkty:
  • Cel złożenia: w części A wybierasz, czy nadajesz uprawnienia, odbierasz je, czy zgłaszasz dane unikalne podpisu (gdy dotyczy).
  • Dane podmiotu: część B zawiera NIP, nazwę/imiona i nazwisko, adres oraz obowiązkowy e‑mail podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia.
  • Dane osoby uprawnionej: część C to NIP/PESEL (albo brak identyfikatora), dane osobowe, adres oraz obowiązkowy e‑mail osoby uprawnionej.
  • Pierwsza osoba vs. kolejne: ZAW‑FA służy do wskazania pierwszej osoby uprawnionej. Dalsze uprawnienia nadaje się już elektronicznie w KSeF po pierwszym logowaniu.
  • Gdzie złożyć: do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, osobiście, pocztą lub przez skrzynkę e‑doręczeń.

​
Pierwsze logowanie właściciela lub osoby wskazanej w ZAW‑FA

  1. Zaloguj się do KSeF (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany).
  2. Nadaj sobie pełne uprawnienia administracyjne (zarządzanie uprawnieniami, wystawianie i dostęp do faktur).
  3. Przekaż uprawnienia dalej: dodaj kolejnych użytkowników (np. księgowość, pracownicy), jeśli potrzeba.

​
Uprawnienia przekazywane Altera

​
Krok 1: Wybierz sposób połączenia z KSeF

Gdzie konfigurować Konfiguracja Opcja A: Podpis jednorazowy (zalecane i najprostsze)
  1. W panelu integracji KSeF w Altera generujemy dla Ciebie plik XML.
  2. Podpisujesz plik Profilem Zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym.
  3. Wgrywasz podpisany plik z powrotem do Altera.
Opcja B: Własny token KSeF (dla zaawansowanych) Jeśli masz już token autoryzacyjny, możesz wkleić go w aplikacji. To dobre rozwiązanie dla firm, które chcą pełnej kontroli nad autoryzacją. Token służy tylko do jednorazowego nadania uprawnień – później nie jest używany.

​
Krok 2: Altera zajmie się resztą

Pomyślnie zatwierdzono Po pomyślnej integracji system działa automatycznie: Automatyczna wysyłka faktur sprzedaży
  • Wszystkie faktury wystawione w Altera są automatycznie przesyłane do KSeF (w trybie natychmiast lub zbiorczo na koniec dnia – według Twojego wyboru).
  • System pobiera i zapisuje numer KSeF oraz UPO.
Automatyczne pobieranie faktur kosztowych
  • Regularnie sprawdzamy Twoje konto KSeF (w ramach nadanych uprawnień) i pobieramy nowe faktury kosztowe.
  • Dokumenty trafiają prosto do modułu Koszty i są wstępnie analizowane.
  • Weryfikujemy kontrahentów i rachunki bankowe, aby zwiększyć bezpieczeństwo.
Cała komunikacja z KSeF jest szyfrowana. Do podpisywania faktur używamy własnych, bezpiecznych certyfikatów. W razie błędów (np. awarii serwerów KSeF) system automatycznie ponawia operacje i informuje Cię w czytelnych komunikatach.