Skip to main content
Po uruchomieniu KSeF w zakładce Koszty zaczną pojawiać się faktury zewnętrzne, także od nieznanych kontrahentów. W Altera wprowadziliśmy listę zaufanych kontrahentów, aby ułatwić codzienną pracę i zwiększyć bezpieczeństwo.

​
Najpierw sprawdź dokument

Wybierz właściwą firmę i otwórz Koszty. Odszukaj fakturę po numerze dostawcy. Otwórz jej szczegóły i porównaj kontrahenta, daty, kwoty oraz dane płatności z rzeczywistym zakupem. Samo pobranie dokumentu z KSeF nie potwierdza zasadności wydatku.

​
Wybierz zakres zatwierdzenia

Jeśli przy zapisie faktury pojawi się Weryfikacja kontrahenta, przeczytaj ostrzeżenie. Następnie wybierz opcję odpowiednią dla tego dostawcy i dokumentu. Weryfikacja kontrahenta: akcje Zatwierdź jednorazowo, Dodaj do zaufanych oraz Anuluj

​
Zatwierdź jednorazowo

Wybierz Zatwierdź jednorazowo, aby zapisać tę fakturę bez dodawania kontrahenta do listy zaufanych. Decyzja dotyczy tego dokumentu i nie ustanawia zaufania dla kolejnych faktur dostawcy.

​
Dodaj do zaufanych

Wybierz Dodaj do zaufanych, jeśli sprawdzony dostawca ma być obsługiwany według zapisanych ustawień listy zaufanych. Dokumenty spełniające te warunki, między innymi zgodność z zapisanymi rachunkami bankowymi, nie wymagają ponownego potwierdzania kontrahenta. Sprawdzaj rachunek na fakturze. Dodanie dostawcy do zaufanych nie oznacza, że każdy nowy rachunek jest poprawny ani że każdy jego dokument dotyczy rzeczywistego zakupu.

​
Anuluj

Jeśli nie możesz potwierdzić kontrahenta lub zakupu, wybierz Anuluj i wyjaśnij dokument z osobą odpowiedzialną za zamówienie. Nie zatwierdzaj faktury tylko po to, aby zamknąć ostrzeżenie.

​
Co dalej z kosztem?

Zatwierdzenie kontrahenta, akceptacja kosztu do płatności i wykonanie przelewu to osobne czynności. Lista zaufanych wspiera weryfikację, ale nie gwarantuje poprawności każdego dokumentu. Przejdź do instrukcji obiegu kosztu, aby uzupełnić kategorię i projekt oraz wykonać wymagane akceptacje. Instrukcja płatności opisuje dwie ścieżki: szybki przelew przez kod QR oraz przygotowanie płatności w module Płatności. Jeśli brakuje konkretnego dokumentu, sprawdź wskazówki w FAQ KSeF.