Jak połączyć Altera z KSeF? Przewodnik krok po kroku

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to duże wyzwanie dla przedsiębiorców, ale z odpowiednimi narzędziami staje się prostym elementem firmowej codzienności. Altera oferuje pełną, bezpieczną integrację z platformą Ministerstwa Finansów. Po jednorazowej konfiguracji Altera zajmie się resztą. Ty wystawiasz faktury jak zwykle, a my automatycznie wysyłamy je do KSeF i pobieramy Twoje faktury kosztowe. Ten przewodnik poprowadzi Cię przez cały proces.

​

Jak działa integracja z KSeF w Altera (w skrócie)

• Jednorazowa autoryzacja – potwierdzasz, że Altera może działać w Twoim imieniu.
• Dwie opcje:
  • Dokument do podpisu – podpisujesz go Profilem Zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym.
  • Twój Token KSeF - tylko do nadania uprawnień, nie używamy go do codziennej pracy.
• Wysyłka faktur naszym certyfikatem – po autoryzacji działa to automatycznie.
• Pełna kontrola – w każdej chwili możesz cofnąć nam uprawnienia w KSeF.

---

​

Co możesz robić w Altera po integracji z KSeF?

​

Wystawianie faktur i wysyłka do KSeF

W Altera wystawiasz faktury normalnie, ale masz trzy ścieżki działania — wybierasz je w zależności od tego, czy wszystko jest już gotowe do wysyłki:

• Zapis szkicu – gdy chcesz wrócić do dokumentu później (np. brakuje danych od kontrahenta).
• Wystawienie bez wysyłki do KSeF – faktura jest gotowa, ale czeka na Twoją decyzję o wysyłce. Jeśli nie zrobisz tego osobiście, my prześlemy ją do KSeF automatycznie na koniec dnia.
• Wystawienie i wysyłka do KSeF od razu – po potwierdzeniu, że wszystkie dane się zgadzają przesyłasz dokument prosto do KSeF.

Możesz wybrać tryb wysyłki: natychmiast (Wyślij do KSeF) albo na koniec dnia (Wystaw). Jeśli dokument jest na liście oczekujących na wysyłkę, w każdej chwili możesz wysłać go szybciej. Po wysyłce faktura dostaje numer KSeF i UPO, a Ty widzisz status na liście i w szczegółach. Ważne: po wysyłce do KSeF lub po pobraniu potwierdzenia transakcji (dla faktur bez numeru KSeF) faktura przechodzi w tryb tylko do odczytu — od tej chwili wszelkie zmiany wprowadzasz wyłącznie przez korekty.

​

Potwierdzenie transakcji – kiedy i po co?

Gdy faktura jest już wystawiona, ale nie ma jeszcze numeru KSeF (oczekuje na wysyłkę lub jest przetwarzana przez KSeF), możesz przekazać kontrahentowi potwierdzenie transakcji. To krótki dokument informacyjny: potwierdza Twoją intencję wystawienia faktury o danej treści i kieruje odbiorcę do KSeF, ale nie jest fakturą i nie zastępuje jej w rozliczeniach. Przydaje się wtedy, gdy kontrahent potrzebuje od razu dokumentu „do ręki” (np. przy sprzedaży stacjonarnej), a numer KSeF pojawi się dopiero po chwili. To ważne także dlatego, że w potwierdzeniu transakcji znajdują się już linki/kody QR prowadzące do pełnych danych faktury w KSeF. Po nadaniu numeru KSeF możesz już przesłać standardową wizualizację faktury. Więcej informacji o potwierdzeniach znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: Potwierdzenie transakcji w KSeF

​

Dokumenty kosztowe i bezpieczeństwo

Po uruchomieniu KSeF w zakładce Koszty zaczną pojawiać się faktury zewnętrzne – także od nieznanych kontrahentów. W Altera wprowadzamy nową funkcję: listę zaufanych kontrahentów. Możesz dodać firmę do zaufanych, a wtedy dokumenty od niej, które spełniają określone parametry (m.in. zgodność z zapisanymi rachunkami bankowymi), nie będą w obiegu Kosztów wymagać dodatkowych działań. Dla pozostałych faktur konieczne będzie potwierdzenie, że ufasz tej firmie i że dokument rzeczywiście ma sens biznesowy. Nie musisz się martwić dodatkowymi procesami — weryfikację kontrahenta i jego autoryzację dodaliśmy bezpośrednio do zapisu faktury kosztowej. Jeśli kontrahent nie spełni wymaganych parametrów, dostaniesz od razu informację przy zapisie, z opcją:

• dodać go do zaufanych,
• zaufać jednorazowo,
• wstrzymać się z dalszymi krokami. W ten sposób łatwiej odróżnisz realnych dostawców od podejrzanych źródeł.

---

​

Zanim zaczniesz: co przygotować?

Proces połączenia konta jest jednorazowy i kluczowy dla dalszej współpracy. Zanim go rozpoczniesz, upewnij się, że masz pod ręką odpowiednie dane.

​

ZAW‑FA: najważniejsze informacje

ZAW‑FA(2) to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. Formularz: ZAW‑FA(2) – PDF Najważniejsze punkty:

• Cel złożenia: w części A wybierasz, czy nadajesz uprawnienia, odbierasz je, czy zgłaszasz dane unikalne podpisu (gdy dotyczy).
• Dane podmiotu: część B zawiera NIP, nazwę/imiona i nazwisko, adres oraz obowiązkowy e‑mail podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia.
• Dane osoby uprawnionej: część C to NIP/PESEL (albo brak identyfikatora), dane osobowe, adres oraz obowiązkowy e‑mail osoby uprawnionej.
• Pierwsza osoba vs. kolejne: ZAW‑FA służy do wskazania pierwszej osoby uprawnionej. Dalsze uprawnienia nadaje się już elektronicznie w KSeF po pierwszym logowaniu.
• Gdzie złożyć: do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, osobiście, pocztą lub przez skrzynkę e‑doręczeń.

​

Pierwsze logowanie właściciela lub osoby wskazanej w ZAW‑FA

1. Zaloguj się do KSeF (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany).
2. Nadaj sobie pełne uprawnienia administracyjne (zarządzanie uprawnieniami, wystawianie i dostęp do faktur).
3. Przekaż uprawnienia dalej: dodaj kolejnych użytkowników (np. księgowość, pracownicy).

---

​

Uprawnienia przekazywane ALTERA

​

Krok 1: Wybierz sposób połączenia z KSeF

Nadajesz nam uprawnienia tylko raz. Później działamy w Twoim imieniu, nie używając więcej Twoich danych do logowania. Opcja A: Podpis jednorazowy (zalecane i najprostsze)

1. W panelu integracji KSeF w Altera generujemy dla Ciebie plik XML.
2. Podpisujesz plik Profilem Zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym.
3. Wgrywasz podpisany plik z powrotem do Altera.

Opcja B: Własny token KSeF (dla zaawansowanych) Jeśli masz już token autoryzacyjny, możesz wkleić go w aplikacji. To dobre rozwiązanie dla firm, które chcą pełnej kontroli nad autoryzacją.

​

Krok 2: Altera zajmie się resztą

Po pomyślnej integracji system działa automatycznie: Automatyczna wysyłka faktur sprzedaży

• Wszystkie faktury wystawione w Altera są automatycznie przesyłane do KSeF.
• Możesz wybrać tryb wysyłki: natychmiast lub zbiorczo na koniec dnia.
• System pobiera i zapisuje numer KSeF oraz UPO.

Automatyczne pobieranie faktur kosztowych

• Regularnie sprawdzamy Twoje konto KSeF i pobieramy nowe faktury kosztowe.
• Dokumenty trafiają prosto do modułu Koszty i są wstępnie analizowane.
• Weryfikujemy kontrahentów i rachunki bankowe, aby zwiększyć bezpieczeństwo.

---

​

Najczęstsze pytania (FAQ)

1) Kto musi wykonać autoryzację? Autoryzację musi wykonać osoba z uprawnieniami do nadawania dalszych dostępów. W praktyce: właściciel w JDG lub osoba wskazana w ZAW‑FA. 2) Nie mam uprawnień – co mam zrobić? W spółkach najpierw trzeba wskazać pierwszą osobę uprawnioną przez ZAW‑FA. Dopiero ta osoba może nadać kolejne uprawnienia w KSeF. 3) Czy token KSeF jest potrzebny na stałe? Nie. Token służy tylko do jednorazowego nadania uprawnień. Po autoryzacji Altera działa na własnych certyfikatach. 4) Co się stanie, jeśli cofnę uprawnienia w KSeF? Altera przestanie wysyłać faktury do KSeF i pobierać koszty. Możesz ponowić autoryzację w dowolnym momencie. 5) Czym jest potwierdzenie transakcji? To dokument informacyjny dla kontrahenta, gdy faktura jest już wystawiona, ale nie ma jeszcze numeru KSeF (oczekuje na wysyłkę lub przetworzenie). Potwierdza zamiar wystawienia faktury o danej treści i kieruje odbiorcę do KSeF, ale nie jest fakturą i nie służy do rozliczeń. 6) Faktura ma status „oczekuje” – co to znaczy? To oznacza, że została wystawiona, ale nie została jeszcze wysłana do KSeF. Możesz wysłać ją od razu albo poczekać na wysyłkę zbiorczą. 7) Czy Altera pobiera faktury kosztowe automatycznie? Tak. Po autoryzacji Altera regularnie pobiera dokumenty z KSeF i dodaje je do modułu Koszty. 8) Dlaczego wprowadziliśmy listę zaufanych kontrahentów? Aby chronić firmy przed potencjalnymi oszustwami i fałszywymi fakturami, które mogą pojawić się w KSeF.

---

​

Dlaczego integracja z Altera jest wygodna i bezpieczna?