Jak zapisać pełną lub częściową wpłatę za fakturę?

Po potwierdzeniu wpływu pieniędzy zapisz rozliczenie faktury w Sprzedaż. Jeśli klient zapłacił całość od razu, użyj Oznacz jako opłaconą. Jeśli wpłacił tylko część, użyj Dodaj wpłatę i wpisz otrzymaną kwotę. Obie akcje są dostępne niezależnie od formy płatności wskazanej na fakturze. Zapis płatności w Altera nie przyjmuje gotówki ani nie wykonuje przelewu bankowego. Przy przelewie sprawdź wpływ na rachunek, zanim zmienisz status faktury.

​

Zanim zaczniesz

Potrzebujesz dostępu do faktury sprzedaży i potwierdzenia otrzymanej wpłaty. Sprawdź firmę, numer faktury, nabywcę i dotychczasowe wpłaty. W przykładzie częściowej zapłaty faktura ma 1230 zł brutto. Najpierw zapisujemy 500 zł ze szczegółów dokumentu, a potem kolejne 100 zł z paska na liście. Po pierwszym zapisie pozostaje 730 zł, a po drugim 630 zł. Osobny przykład pełnej zapłaty dotyczy faktury na 100 zł. Dla jednej wpłaty wybierz tylko jeden z dwóch sposobów poniżej. W przykładzie wykonujemy obie ścieżki na tej samej fakturze, ale każdą dla innej, faktycznie otrzymanej kwoty. Nie powtarzaj zapisu tej samej wpłaty.

​

Częściowa wpłata: ze szczegółów faktury

​

1. Otwórz właściwy dokument

Wejdź do Sprzedaż i kliknij wiersz faktury. Sprawdź numer, nabywcę, kwotę i status płatności. W przykładzie zaczynamy od statusu NIEOPŁACONA.

​

2. Otwórz menu i wybierz Dodaj wpłatę

W szczegółach kliknij Więcej akcji, czyli przycisk z trzema pionowymi kropkami na dole, obok przycisku pobierania. W otwartym menu, w sekcji Płatności, kliknij Dodaj wpłatę.

​

3. Wpisz otrzymaną kwotę i zapisz

Sprawdź Kwotę do zapłaty. Wpisz 500 i kliknij zielony przycisk + po prawej stronie pola. Wpisujesz wysokość tej wpłaty, a nie pełną wartość faktury ani kwotę, która ma pozostać. Przejdź do kontroli wyniku opisanej poniżej.

​

Częściowa wpłata: z paska wyboru na liście

​

1. Zaznacz jedną fakturę

Wejdź do Sprzedaż. Odszukaj dokument i zaznacz checkbox po lewej stronie jego wiersza. Nie używaj pola zaznaczającego wszystkie faktury w nagłówku tabeli. W naszym przykładzie po pierwszej wpłacie faktura jest już CZĘŚCIOWO OPŁACONA. Na dole pojawi się pasek wyboru. Sprawdź komunikat Zaznaczonych elementów: 1 i wartość zaznaczonej faktury.

​

2. Wybierz akcję z paska

Na dolnym pasku kliknij Więcej, a następnie Dodaj wpłatę w sekcji Płatności.

​

3. Wpisz otrzymaną kwotę i zapisz

Sprawdź Kwotę do zapłaty. Po pierwszej wpłacie wynosi ona 730 zł. Wpisz kwotę nowej wpłaty, tutaj 100, i kliknij zielony +. To ten sam rodzaj zapisu co w szczegółach faktury.

​

Sprawdź wynik częściowej wpłaty

Zaczekaj na zamknięcie formularza. Otwórz ponownie szczegóły tej samej faktury i sprawdź:

• status CZĘŚCIOWO OPŁACONA;
• Dokonane wpłaty: 500,00 zł;
• Pozostało: 730,00 zł.

Po drugiej wpłacie z listy suma wpłat wynosi 600 zł, a do zapłaty pozostaje 630 zł. Jeśli klient później zapłaci tę resztę, ponownie wybierz Dodaj wpłatę i wpisz właśnie 630 zł. Gdy suma zapisanych wpłat osiągnie wartość faktury, Altera oznaczy ją jako OPŁACONA. Nie wpisuj ponownie całej wartości faktury.

​

Pełna zapłata od razu

Otwórz fakturę w Sprzedaż i sprawdź numer, nabywcę, kwotę, formę płatności oraz status NIEOPŁACONA. Na zrzutach pokazujemy fakturę gotówkową na 100 zł. Tak samo możesz odnotować pełną zapłatę przelewem, ale dopiero po potwierdzeniu wpływu. Na dole szczegółów kliknij Więcej akcji (trzy kropki). W sekcji Płatności wybierz Oznacz jako opłaconą. Poczekaj na potwierdzenie, a następnie sprawdź status OPŁACONA i Datę płatności. Otwórz fakturę ponownie, by upewnić się, że status został zapisany. W przykładzie data płatności odpowiada dacie wykonania akcji. Status WYSTAWIONA opisuje dokument, a OPŁACONA jego rozliczenie. To dwie różne informacje.

​

Gdy wynik jest inny

Jeśli kwota pozostała do zapłaty nie zgadza się, sprawdź sumę dotychczasowych wpłat. Przy niepewnym wyniku zapisu najpierw ponownie otwórz dokument, zanim dodasz kolejną wpłatę lub ponowisz oznaczenie pełnej zapłaty. Nie wybieraj Oznacz jako opłaconą, gdy otrzymałeś tylko część należności. Ta instrukcja nie obejmuje cofania błędnego zapisu.

​

Co dalej

Po kolejnej wpłacie ponownie sprawdź dokument i jego rozliczenie. Do porównania przychodów i kosztów użyj modułu Finanse.