Wystawianie faktur to podstawa w każdej firmie, ale nie musi być żmudnym obowiązkiem. Moduł Sprzedaż w Altera został zaprojektowany, aby ten proces był jak najszybszy, najprostszy i maksymalnie zautomatyzowany. Zapomnij o ręcznym wklepywaniu danych i pomyłkach. Skup się na tym, co najważniejsze – na rozwoju swojego biznesu. Ten przewodnik pokaże Ci wszystko – od wystawienia faktury w 60 sekund, przez zarządzanie listą dokumentów, aż po zaawansowane triki, które oszczędzą Twój czas.

​
Jak wystawić fakturę? (Krok po kroku)

W głównym panelu kliknij zielony przycisk “Nowa Faktura”. Otworzy się nowy, dynamiczny panel boczny, w którym od razu zobaczysz podgląd tworzonego dokumentu. Każda zmiana, której dokonasz w formularzu, będzie natychmiast widoczna na szablonie faktury. 1. Wybierz typ i podstawowe dane Na samej górze wybierz, jaki dokument chcesz stworzyć. Do wyboru masz m.in. fakturę:
  • sprzedaży,
  • pro forma,
  • zaliczkową,
  • końcową zaliczkową,
  • korygującą.
Następnie ustaw datę wystawienia, datę sprzedaży oraz język, w jakim ma być dokument. Możesz tu również wybrać format numeracji, który wcześniej skonfigurowałeś w ustawieniach. 2. Uzupełnij dane Nabywcy (klienta) To krok, w którym oszczędzasz najwięcej czasu.
  • Zacznij od wpisania numeru NIP Twojego klienta i kliknij przycisk “Wyszukaj i uzupełnij”.
  • Altera sama uzupełni jego dane pobierając je z oficjalnej bazy. Koniec z ręcznym przepisywaniem i ryzykiem pomyłek!
  • Pamiętaj o dodaniu adresu e-mail klienta – dzięki temu wyślesz mu fakturę jednym kliknięciem bezpośrednio z aplikacji.
3. Dodaj pozycje na fakturze Wpisz, co sprzedajesz.
  • Kliknij ”+ Dodaj pozycję”.
  • Podaj nazwę usługi lub towaru, ilość, cenę netto i stawkę VAT. Reszta kwot policzy się automatycznie.
  • Wskazówka: Jeśli często sprzedajesz to samo, zaznacz pole “Zapisz nowy produkt”. Następnym razem wybierzesz go z listy, a wszystkie dane uzupełnią się same.
4. Uzupełnij dodatkowe informacje (opcjonalnie) Poniżej listy pozycji możesz dodać więcej szczegółów, które pomogą Ci w analizie finansów:
  • Projekty: Przypisz fakturę do konkretnego projektu lub klienta, aby później łatwo sprawdzić jego rentowność.
  • Płatność: Wybierz formę i termin płatności oraz wskaż konto bankowe, na które mają trafić pieniądze. Możesz tu od razu oznaczyć fakturę jako opłaconą.
  • Załączniki: Chcesz dodać do faktury umowę lub specyfikację? Po prostu przeciągnij plik w odpowiednie pole.
5. Wystaw lub zapisz jako szkic Gdy wszystko jest gotowe, na górze strony kliknij:
  • “Wystaw”, aby nadać fakturze numer i wprowadzić ją do obiegu.
  • “Zapisz jako szkic”, jeśli chcesz do niej wrócić i dokończyć ją później.

​
Zarządzanie listą faktur (Twoje centrum dowodzenia)

Wszystkie Twoje faktury – wystawione, szkice i zaksięgowane – znajdują się w głównej tabeli modułu Sprzedaż. To tutaj możesz nimi zarządzać. Filtrowanie i wyszukiwanie – znajdź wszystko w kilka sekund
  • Szybkie filtry: Użyj gotowych przycisków, aby pokazać np. faktury Nieopłacone lub Po terminie.
  • Wyszukiwarka: Wpisz w pole na górze dowolną frazę (numer faktury, nazwę klienta, kwotę), aby natychmiast odfiltrować listę.
  • Filtry zaawansowane: Kliknij “Wszystkie filtry”, aby szukać po dacie, statusie, projekcie, kwocie i wielu innych kryteriach.
Personalizacja widoku tabeli i własne filtry Możesz w pełni spersonalizować widok tabeli z fakturami.
  • Zarządzaj kolumnami: Kliknij ikonę ustawień nad tabelą, aby wybrać, które kolumny chcesz widzieć (np. NIP nabywcy, projekt, data eksportu), a które ukryć.
  • Zapisz własny filtr: Często filtrujesz te same dane? Zastosuj wybrane filtry, a następnie kliknij “Zapisz widok filtr”, aby stworzyć własny przycisk szybkiego filtrowania.

​
Co można zrobić z wystawioną fakturą?

Podgląd i historia zmian Kliknij na dowolną fakturę na liście, aby otworzyć panel boczny z jej podglądem. Możesz stamtąd łatwo nawigować do kolejnych i poprzednich dokumentów na liście. Co ważne, w zakładce „Historia zmian” znajdziesz pełny zapis tego, kto, co i kiedy zmieniał w danym dokumencie. Klikając w konkretny zapis, możesz nawet podejrzeć stan faktury z danego momentu. Inne akcje Przy każdej fakturze na liście znajdziesz menu z dodatkowymi akcjami. Możesz stamtąd m.in.:
  • Edytować dokument.
  • Pobrać fakturę jako plik PDF.
  • Wysłać ją bezpośrednio do klienta e-mailem.
  • Ograniczyć dostęp: W ustawieniach użytkownika możesz ograniczyć pracownikom dostęp wyłącznie do faktur, które sami wystawili.
Eksportowanie danych sprzedaży Potrzebujesz zestawienia w Excelu lub pliku JPK_FA?
  • Użyj przycisku “Eksportuj”, aby pobrać wszystkie (lub odfiltrowane) faktury w formacie PDF, Excel, JPK_FA, a także do programów Comarch Optima i enova365.