Jak działa moduł Pliki?
Moduł jest podzielony na trzy proste sekcje:- Dokumenty: Główne archiwum Twojej firmy. Tutaj trafiają wszystkie pliki, które udostępniasz zespołowi i księgowości.
- Moje dokumenty: Twoja prywatna przestrzeń na pliki, których nie chcesz nikomu pokazywać.
- Kosz: Usunąłeś coś przez przypadek? Nie ma problemu. Pliki czekają tu przez 30 dni, zanim zostaną trwale usunięte.
Jak dodać i opisać plik, żeby go nie zgubić?
- Kliknij zielony przycisk “Prześlij plik”.
- Wgraj dokument z dysku.
- Opisz go! To klucz do utrzymania porządku. Nie jest to obowiązkowe, ale bardzo pomaga.
- Kategoria: Przypisz plik np. do “Kadr” lub “Księgowości”. Usprawnia to pracę Tobie i Twojej księgowej.
- Okres powiązany: Dodaj datę (miesiąc i rok), której dotyczy dokument. Idealne do porządkowania chronologicznego.
- Tagi: Stwórz własne znaczniki! Otaguj pliki np. nazwą projektu (“Strona WWW”), pracownika (“Jan Kowalski”) lub urzędu (“ZUS”). Dzięki temu znajdziesz później wszystko w kilka sekund.
Wskazówka: Nie masz czasu opisywać plików? Nasz system spróbuje zrobić to za Ciebie, automatycznie przypisując kategorię czy okres. Takie sugestie będą oznaczone fioletowym kolorem.
Jak szybko znaleźć to, czego szukasz?
Zapomnij o przeszukiwaniu folderów. W Altera masz dwie potężne opcje:- Wyszukiwarka: Wpisz w pole “Wyszukaj” dowolną frazę – nazwę pliku, tag, cokolwiek pamiętasz.
- Filtry: Kliknij “Wszystkie filtry”, aby wyszukiwać po kategorii, dacie, tagach, a nawet po tym, czy plik został odczytany przez księgowość.
Kto widział mój plik? Potwierdzenie odczytania
Zastanawiasz się, czy księgowa widziała już Twoje dokumenty? Na liście plików znajdziesz proste znaczniki:- Zielony znacznik: Plik został odczytany przez pracownika Altera.
- Niebieski znacznik: Plik został odczytany przez kogoś z Twojej firmy.