Skip to main content
Masz fakturę od dostawcy w PDF? Dodaj ją w Kosztach, sprawdź rozpoznane dane i zapisz dokument. Następnie możesz opisać koszt zgodnie z procesem firmy oraz przygotować płatność. Przygotuj czytelny plik i wybierz właściwą firmę w prawym górnym rogu. W przykładzie używamy dokumentu demonstracyjnego DEMO/OCR/2026/002 na 1 230,00 zł brutto. Dane na zrzutach są fikcyjne.

​
1. Otwórz Koszty i wybierz Nowy koszt

W menu aplikacji kliknij Koszty, a następnie Nowy koszt na górze ekranu. Koszty: przycisk Nowy koszt na górze ekranu

​
2. Wybierz plik i potwierdź dodanie

W panelu Nowy koszt kliknij Dodaj pliki z dysku i wybierz fakturę. Możesz też przeciągnąć plik w oznaczone miejsce. Panel Nowy koszt z przyciskiem Dodaj pliki z dysku Jeżeli PDF zawiera kilka różnych faktur, skorzystaj z instrukcji podziału pliku. Sprawdź nazwę wybranego pliku. Następnie kliknij Dodaj pliki na dole panelu. Samo wskazanie pliku nie kończy tego kroku. Wybrany PDF oraz aktywny przycisk Dodaj pliki

​
3. Poczekaj na odczyt i otwórz dokument

Po przesłaniu aplikacja pokazuje potwierdzenie i przetwarza dokument. Poczekaj, aż wiersz pokaże dane faktury zamiast informacji o ładowaniu. Jeśli dokument wymaga sprawdzenia, przejdź do zakładki Do weryfikacji. Znajdź go po numerze i sprzedawcy, a następnie kliknij jego wiersz. Checkbox służy do zaznaczania dokumentów do akcji na liście. Zakładka Do weryfikacji z rozpoznaną fakturą DEMO/OCR/2026/002

​
4. Porównaj dane z podglądem faktury

Po lewej stronie masz dokument źródłowy, po prawej formularz. Przeczytaj komunikaty nad polami. Jeśli OCR wskazuje niepewny odczyt, sprawdź wskazane dane w dokumencie. Porównaj numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży oraz sprzedawcę i jego NIP. Sprawdź też, czy nabywcą jest właściwa firma. Jeśli pole edytowalne zawiera błąd odczytu, kliknij je i wpisz wartość z dokumentu. Podgląd PDF obok numeru, dat i danych sprzedawcy oraz komunikatu OCR
Na zrzucie widoczny jest komunikat dotyczący fikcyjnego NIP-u nabywcy. W swojej firmie wyjaśnij każdą niezgodność przed zatwierdzeniem. Gdy błąd dotyczy danych firmy albo samej faktury, nie zastępuj ich przypadkową wartością tylko po to, aby zapisać dokument.
Przewiń formularz po prawej i sprawdź formę płatności, termin oraz numer rachunku. Pole Faktura jest już opłacona zaznaczaj wyłącznie po potwierdzeniu rzeczywistej zapłaty. Dane nabywcy, termin płatności, rachunek i niezaznaczona opcja Faktura jest już opłacona Sprawdź walutę, pozycje, stawki VAT i sumy netto, VAT oraz brutto. W przykładzie są to: 1 000,00 zł netto + 230,00 zł VAT = 1 230,00 zł brutto. Kategorię i projekt uzupełnij zgodnie z zasadami opisywania kosztów w firmie. Pozycja faktury, kwoty netto, VAT i brutto oraz przycisk Zatwierdź

​
5. Zatwierdź dane i sprawdź kontrahenta

Po sprawdzeniu formularza kliknij Zatwierdź. Jeżeli aplikacja wskaże nieprawidłowe lub brakujące dane, popraw je zgodnie z dokumentem i ponownie sprawdź formularz. Może pojawić się panel Weryfikacja kontrahenta z dwiema opcjami:
  • Zatwierdź jednorazowo zapisuje tę fakturę bez dodawania dostawcy do listy zaufanych. Tę opcję wybraliśmy w przykładzie.
  • Dodaj do zaufanych dodaje kontrahenta do listy; zgodnie z komunikatem aplikacji przyszłe faktury będą zatwierdzane automatycznie. Wybierz tę opcję tylko zgodnie z procesem firmy.
Weryfikacja kontrahenta: Zatwierdź jednorazowo oraz Dodaj do zaufanych

​
6. Sprawdź zapisany koszt

Po zapisie aplikacja może otworzyć kolejny dokument do weryfikacji. Użyj Wstecz na górze, aby wrócić do listy, i wybierz zakładkę Faktury. Odszukaj ten sam numer faktury i sprawdź dane. W naszym przykładzie dokument DEMO/OCR/2026/002 znajduje się już w Fakturach ze statusem Wystawiona, Nieopłacona. Zatwierdzenie danych OCR nie oznacza wykonania przelewu. Zapisany koszt DEMO/OCR/2026/002 w zakładce Faktury

​
Co dalej?

Dalszy krok zależy od obiegu dokumentów i podziału obowiązków w firmie. Przejdź do instrukcji płatności kodem QR albo akceptacji kosztu i pracy w Płatnościach. Możesz też wrócić do przeglądu zadań w Kosztach.