Od dodania kosztu do potwierdzenia zapłaty

Koszt przechodzi przez kilka różnych etapów. Zatwierdzenie danych OCR, opisanie faktury, akceptacja wydatku i zapis zapłaty mają inne znaczenie. Poniżej pokazujemy kolejność w firmie korzystającej z wieloetapowego obiegu. Przykłady przedstawiają dane demonstracyjne. Nie przelewaj pieniędzy na rachunki ze zrzutów. Zrzut pól opisu pokazuje dokument DEMO/OCR/2026/003, a pozostałe kroki dokument DEMO/OCR/2026/002.

​

1. Dodaj dokument i sprawdź jego dane

Dodaj fakturę z pliku i sprawdź OCR lub prześlij ją e-mailem. Porównaj numer, kontrahenta, daty, rachunek i kwoty z oryginałem. Zatwierdź dopiero poprawne dane. Odszukaj ten sam dokument w Koszty → Faktury. Jeśli go nie widzisz, sprawdź zakładki i filtry.

​

2. Uzupełnij kategorię i zapisz

Kliknij wiersz dokumentu. W szczegółach przewiń do Kategoria kosztu, otwórz pole i wybierz kategorię odpowiadającą wydatkowi. W przykładzie jest to Projektowanie. Sprawdź także przypisanie projektu, jeśli koszt dotyczy konkretnego zlecenia. Kategoria i projekt to osobne pola. Kliknij Zapisz, a następnie wróć do listy przyciskiem Wstecz. Sprawdź, czy kategoria widnieje przy dokumencie. Zapis danych nie kończy automatycznie etapu opisu w obiegu.

​

3. Zakończ opisywanie faktury

Zaznacz checkbox przy właściwym dokumencie. Na dolnym pasku sprawdź Zaznaczonych elementów: 1, a następnie kliknij Opisz fakturę. W sprawdzonym obiegu aplikacja potwierdza, że faktura została opisana i czeka na weryfikację kosztu. Jeśli nie ma kategorii, najpierw uzupełnij ją w szczegółach.

​

4. Zaakceptuj wydatek

Osoba uprawniona do oceny kosztu sprawdza jego zasadność i wybiera Zaakceptuj koszt. W przykładzie przycisk jest dostępny na pasku zaznaczonego dokumentu. Po tej akcji koszt czeka na akceptację do płatności. W Twojej firmie te czynności mogą być przypisane różnym osobom, a konfiguracja obiegu może obejmować mniej etapów. Brak przycisku nie jest powodem do pomijania wymaganej akceptacji.

​

5. Zaakceptuj koszt do płatności

Po sprawdzeniu dokumentu osoba uprawniona wybiera Zaakceptuj do płatności. Ta czynność pozwala przejść do przygotowania płatności. Nie wykonuje przelewu i nie oznacza faktury jako opłaconej. W tym obiegu już po akceptacji do płatności pojawia się e-Obieg zakończony, mimo że status płatności pozostaje NIEOPŁACONA. Sprawdzaj oba stany osobno.

​

6. Przygotuj przelew zgodnie z procesem firmy

Wybór zależy od organizacji pracy i pilności:

• Pojedynczy przelew w aplikacji bankowej: zaznacz jeden dokument i kliknij Kod QR płatności. Porównaj dane przed zeskanowaniem.
• Przygotowanie płatności w ustalonym terminie lub paczki przelewów: przejdź do Płatności → Do płatności, odszukaj dokument i przygotuj plik do banku.

Oba warianty, wraz z akcjami i zrzutami, opisuje instrukcja QR i modułu Płatności.

​

7. Potwierdź rzeczywistą zapłatę i zapisz rozliczenie

Sprawdź w banku, czy przelew został wykonany. Utworzenie pliku, import, zeskanowanie QR lub zaplanowanie przyszłej daty nie potwierdzają zapłaty. Po potwierdzeniu pełnej zapłaty wybierz Oznacz jako opłacone w oknie QR lub Oznacz jako opłaconą na pasku listy. W przykładzie po tej akcji lista pokazuje OPŁACONA oraz e-Obieg zakończony. Przy częściowej zapłacie nie oznaczaj całej faktury jako opłaconej. Wyjaśnij rozliczenie z osobą odpowiedzialną za płatności. Ta instrukcja pokazuje pełne rozliczenie pojedynczego kosztu.

​

Co sprawdzić na końcu?

Porównaj numer dokumentu, kwotę, kategorię i status. Zespół powinien wiedzieć, kto zatwierdził koszt i czy zapłata została potwierdzona. Przypisane dokumenty możesz następnie wykorzystać do sprawdzenia wyniku projektu.