Od dodania kosztu do potwierdzenia zapłaty

Koszt przechodzi przez kilka różnych etapów. Zatwierdzenie danych OCR, opisanie faktury, akceptacja wydatku i zapis zapłaty mają inne znaczenie. Poniżej pokazujemy kolejność w firmie korzystającej z wieloetapowego obiegu. Przykłady przedstawiają dane demonstracyjne. Nie przelewaj pieniędzy na rachunki ze zrzutów. Zrzuty pokazują dokumenty DEMO/OCR/2026/002 i DEMO/OCR/2026/003. Numer przy każdej akcji pozwala rozpoznać wybrany dokument.

​

1. Dodaj dokument i sprawdź jego dane

Dodaj fakturę z pliku i sprawdź OCR lub prześlij ją e-mailem. Porównaj numer, kontrahenta, daty, rachunek i kwoty z oryginałem. Zatwierdź dopiero poprawne dane. Odszukaj ten sam dokument w Koszty → Faktury. Jeśli go nie widzisz, sprawdź zakładki i filtry.

​

2. Uzupełnij kategorię i projekt

Kliknij wiersz dokumentu. W szczegółach przewiń do Kategoria kosztu, otwórz pole i wybierz kategorię odpowiadającą wydatkowi. W przykładzie jest to Projektowanie. Jeśli przypisanie jest już prawidłowe, zachowaj je. Jeżeli pojawi się ostrzeżenie o zmianie kategorii w pozycjach i resecie kategorii II poziomu, przeczytaj je przed potwierdzeniem. Potwierdź Ok tylko wtedy, gdy ten zakres zmiany odpowiada Twojej decyzji. Jeśli koszt dotyczy konkretnego zlecenia, otwórz Projekt i wybierz istniejący projekt z listy. Samo wpisanie nazwy w polu wyszukiwania nie zastępuje wyboru pozycji. Kategoria opisuje rodzaj wydatku, a projekt przypisuje go do konkretnej realizacji. Jeśli projektu jeszcze nie ma, dodaj go w ustawieniach firmy, a następnie wróć do kosztu. Przykładowo usługa graficzna może mieć kategorię Projektowanie i należeć do projektu Rebranding Forma. Przy zmianie istniejącego projektu aplikacja może zapytać o ustawienie tego samego projektu we wszystkich pozycjach. Sprawdź zakres przed potwierdzeniem Ok.

​

3. Zapisz i sprawdź przypisanie

Kliknij Zapisz, a następnie wróć do listy przyciskiem Wstecz. Otwórz ponownie ten sam dokument i sprawdź zapisane wartości Kategoria kosztu i Projekt. Porównaj numer faktury, aby nie sprawdzić sąsiedniego dokumentu. Zapis danych nie kończy automatycznie etapu opisu w obiegu.

​

Drugi sposób: przypisanie z listy

Kategorię i projekt możesz również wybrać bez otwierania szczegółów. Zaznacz checkbox przy właściwym koszcie i sprawdź Zaznaczonych elementów: 1. Kliknij Wybierz projekt lub Wybierz kategorię na dolnym pasku, a następnie wybierz pozycję z listy. Po wyborze sprawdź komunikat oraz przypisanie przy tym samym numerze faktury. W tej ścieżce wyboru projektu nie musisz otwierać szczegółów i klikać ich przycisku Zapisz. Przy zaznaczeniu kilku kosztów decyzja obejmuje cały zaznaczony zakres.

​

4. Zakończ opisywanie faktury

Zaznacz checkbox przy właściwym dokumencie. Na dolnym pasku sprawdź Zaznaczonych elementów: 1, a następnie kliknij Opisz fakturę. W sprawdzonym obiegu aplikacja potwierdza, że faktura została opisana i czeka na weryfikację kosztu. Jeśli nie ma kategorii, najpierw uzupełnij ją w szczegółach.

​

5. Zaakceptuj wydatek

Osoba uprawniona do oceny kosztu sprawdza jego zasadność i wybiera Zaakceptuj koszt. W przykładzie przycisk jest dostępny na pasku zaznaczonego dokumentu. Po tej akcji koszt czeka na akceptację do płatności. W Twojej firmie te czynności mogą być przypisane różnym osobom, a konfiguracja obiegu może obejmować mniej etapów. Brak przycisku nie jest powodem do pomijania wymaganej akceptacji.

​

6. Zaakceptuj koszt do płatności

Po sprawdzeniu dokumentu osoba uprawniona wybiera Zaakceptuj do płatności. Ta czynność pozwala przejść do przygotowania płatności. Nie wykonuje przelewu i nie oznacza faktury jako opłaconej. W tym obiegu już po akceptacji do płatności pojawia się e-Obieg zakończony, mimo że status płatności pozostaje NIEOPŁACONA. Sprawdzaj oba stany osobno.

​

7. Przygotuj przelew zgodnie z procesem firmy

Wybór zależy od organizacji pracy i pilności:

• Pojedynczy przelew w aplikacji bankowej: zaznacz jeden dokument i kliknij Kod QR płatności. Porównaj dane przed zeskanowaniem.
• Przygotowanie płatności w ustalonym terminie lub paczki przelewów: przejdź do Płatności → Do płatności, odszukaj dokument i przygotuj plik do banku.

Oba warianty, wraz z akcjami i zrzutami, opisuje instrukcja QR i modułu Płatności.

​

8. Potwierdź rzeczywistą zapłatę i zapisz rozliczenie

Sprawdź w banku, czy przelew został wykonany. Utworzenie pliku, import, zeskanowanie QR lub zaplanowanie przyszłej daty nie potwierdzają zapłaty. Po potwierdzeniu pełnej zapłaty wybierz Oznacz jako opłacone w oknie QR lub Oznacz jako opłaconą na pasku listy. W przykładzie po tej akcji lista pokazuje OPŁACONA oraz e-Obieg zakończony. Przy częściowej zapłacie nie oznaczaj całej faktury jako opłaconej. Wyjaśnij rozliczenie z osobą odpowiedzialną za płatności. Ta instrukcja pokazuje pełne rozliczenie pojedynczego kosztu.

​

Co sprawdzić na końcu?

Porównaj numer dokumentu, kwotę, kategorię, projekt i status. Zespół powinien wiedzieć, kto zatwierdził koszt i czy zapłata została potwierdzona. Przypisane dokumenty możesz następnie wykorzystać do sprawdzenia wyniku projektu.