Masz wrażenie, że toniesz w fakturach kosztowych? Szukanie tej jednej, konkretnej faktury sprzed kilku miesięcy zajmuje Ci wieki? A może po prostu chcesz mieć wszystkie dokumenty w jednym, bezpiecznym miejscu i przestać martwić się o “papierologię”? Jeśli tak, to ten artykuł jest dla Ciebie. Pokażę Ci, jak za pomocą modułu Koszty w Altera odzyskać kontrolę nad firmowymi wydatkami, oszczędzić czas i nerwy. Krok po kroku, prosto i na temat.

​
Krok 1: Jak szybko dodać fakturę kosztową?

Zapomnij o ręcznym wklepywaniu danych. Nasz inteligentny system OCR zrobi to za Ciebie. Jest stale ulepszany, aby coraz dokładniej odczytywać dane, nawet ze skomplikowanych i wielostronicowych faktur. Wystarczy, że w module Koszty klikniesz zielony przycisk “Nowy Koszt”, a następnie przeciągniesz plik PDF lub zrobisz zdjęcie faktury telefonem. I tyle. Dokument od razu trafi do przetworzenia.

​
Krok 2: Uporządkuj swoje koszty i zobacz historię

W zakładce “Do wprowadzenia” kliknij na fakturę, którą chcesz opisać. Możesz tu:
  • Przypisać kategorie i projekty, aby analizować rentowność w module Finanse.
  • Oznaczyć jako opłaconą.
  • Sprawdzić historię zmian: W zakładce „Historia zmian” znajdziesz pełny zapis tego, kto i co zmieniał w dokumencie.
Personalizuj widok tabeli Dostosuj tabelę kosztów do swoich potrzeb. W ustawieniach widoku możesz dodać nowe kolumny, np. datę dodania dokumentu, datę eksportu czy liczbę stron w pliku.

​
Krok 3: Zarządzaj obiegiem i statusami

Twoje faktury przechodzą przez różne etapy. Altera pomaga Ci się w tym wszystkim odnaleźć.
  • Do weryfikacji: Tu trafiają dokumenty, których nasz automat nie był pewien.
  • Odrzucone: To faktury odrzucone przez kogoś z Twojego zespołu.
  • Zdekretowana / Zarchiwizowana: Taka faktura jest już “w procesie” księgowania i nie możesz jej edytować.
Możesz też masowo akceptować faktury do kolejnego etapu obiegu dokumentów, oszczędzając czas na pojedynczym klikaniu.

​
Zaawansowane akcje na dokumentach

Altera daje Ci narzędzia do radzenia sobie z nietypowymi sytuacjami:
  • Łączenie pozycji: Otrzymałeś fakturę z wieloma pozycjami o tej samej stawce VAT? Możesz je połączyć w jedną, aby uprościć widok.
  • Ponowne rozbicie pliku: System błędnie połączył kilka faktur w jeden dokument? Możesz go ponownie rozbić na osobne pliki.
  • Połączenie dokumentów: Masz kilka plików, które w rzeczywistości są jedną fakturą? Połącz je w jeden dokument.
  • Przeniesienie do innej firmy: Dodałeś koszt do niewłaściwej firmy? Możesz go łatwo przenieść do innej, do której masz dostęp.