Jak wystawić kilka zaliczek do jednego zamówienia?

Jedno zamówienie może mieć kilka faktur zaliczkowych. Przy każdej kolejnej sprawdź wcześniejsze dokumenty oraz pozostałą wartość. Zacznij od utworzenia zamówienia. Poniżej używamy fikcyjnego zamówienia ZAM 3/9/2026 na 1000 zł oraz zaliczek 100 zł i 200 zł. Stawkę VAT i płatność dobierz do własnej transakcji. Wystawienie dokumentu nie potwierdza otrzymania pieniędzy.

​

1. Wystaw pierwszą zaliczkę

W Sprzedaż → Zamówienia odszukaj dokument po numerze i nabywcy. Zaznacz jego checkbox i kliknij Nowa zaliczka na dolnym pasku. W formularzu sprawdź numer zamówienia, jego wartość, Poprzednie zaliczki i Pozostało z zamówienia. Wybierz kwotę pierwszej zaliczki. W przykładzie 10% daje 100 zł. Przy sprzedaży zwolnionej z VAT wybierz Przejdź do pełnego edytora i sprawdź Podstawę prawną zwolnienia. Sama obecność podstawy na zamówieniu nie wystarcza do potwierdzenia danych zaliczki. Nie wybieraj podstawy tylko w celu usunięcia błędu wysyłki. Sprawdź datę, numerację i płatność. Opcję Faktura już opłacona zaznacz tylko po potwierdzeniu wpływu pieniędzy. Wybierz Wystaw albo, gdy chcesz od razu przekazać dokument do aktywnego KSeF, Wyślij do KSeF. Sprawdź wynik na liście Faktury i osobno status KSeF.

​

2. Wróć do tego samego zamówienia

W Zamówieniach ponownie zaznacz ZAM 3/9/2026 i kliknij Nowa zaliczka. Poczekaj na wczytanie powiązanych dokumentów. W przykładzie formularz pokazuje wcześniejszą ZAL 3/9/2026 na 100 zł oraz 900 zł pozostałe z zamówienia. Wpisz kwotę obecnej zaliczki, czyli 200 zł. To kwota drugiego dokumentu, nie suma obu zaliczek. Sprawdź dane i wystaw drugą zaliczkę. Przed ponowieniem po niepewnym wyniku sprawdź listę Faktury, aby nie utworzyć dodatkowego dokumentu. Po wysłaniu sprawdź status KSeF. Na poniższym zrzucie druga zaliczka ma potwierdzenie Zaakceptowana oraz numer KSeF.

​

3. Rozlicz obie zaliczki na fakturze końcowej

Po zakończeniu sprzedaży otwórz jedną z zaliczek. Sprawdź jej powiązanie z zamówieniem i, jeśli firma korzysta z KSeF, status przyjęcia. Wybierz Więcej akcji → Wystaw fakturę końcową. W sekcji Faktury powiązane formularz rozpoczyna od zaliczki, z której uruchomiono akcję. Kliknij Numer powiązanej faktury, wyszukaj drugą zaliczkę i wybierz ją z wyników. Przed wyborem sprawdź numer, nabywcę, kwotę i to samo zamówienie. W Podsumowaniu sprawdź wszystkie trzy wartości: Wartość zaliczek 300 zł, Wartość faktury końcowej 1000 zł oraz Kwota do zapłaty 700 zł. Jeśli widzisz 900 zł do zapłaty, sprawdź, czy dodano także drugą zaliczkę na 200 zł. Sprawdź pozostałe dane i płatność. Przy przelewie wybierz rachunek firmy. W przykładzie pozostawiono dokument nieopłacony i wybrano gotówkę. Wystaw fakturę lub przekaż ją od razu do aktywnego KSeF przyciskiem Wyślij do KSeF.

​

4. Sprawdź dokument końcowy

Otwórz wystawioną fakturę. Porównaj jej PDF z zamówieniem i obiema zaliczkami: numery, sumę zaliczek oraz pozostałą kwotę. Sprawdź osobno status zapłaty i KSeF. Rozliczenie zaliczek na fakturze końcowej nie zastępuje zapisania rzeczywistych wpłat. W przykładzie końcowa faktura ZAL-K 2/9/2026 rozlicza ZAL 3/9/2026 i ZAL 4/9/2026, a kwota do zapłaty wynosi 700 zł. Zobacz pełną i częściową wpłatę.