Jak wystawić fakturę zaliczkową z zamówienia?

W obecnym formularzu Altera faktura zaliczkowa jest powiązana z zamówieniem. Możesz przygotować zamówienie wcześniej i wystawić z niego zaliczkę prostym formularzem albo utworzyć je podczas wystawiania zaliczki w pełnym edytorze. Wybierz ścieżkę zgodną z tym, jak pracuje Twoja firma. Na zrzutach użyto fikcyjnego nabywcy. Kwoty, stawkę VAT i formę płatności dobierz do własnej transakcji. Samo wystawienie faktury nie potwierdza otrzymania pieniędzy.

​

Ścieżka 1: najpierw zamówienie, potem szybka zaliczka

​

1. Utwórz zamówienie

Wejdź do Sprzedaż, rozwiń strzałkę obok Nowa faktura i wybierz Zamówienie. W formularzu sprawdź typ ZAMÓWIENIE, uzupełnij nabywcę, adres i pozycje zamówienia. Przed zapisem porównaj wartość brutto z uzgodnieniami. Wybierz formę i termin płatności, a przy przelewie sprawdź także rachunek firmy. Kliknij Stwórz zamówienie. Po zapisie wróć do Sprzedaż → Zamówienia i odszukaj dokument po numerze i nabywcy. W przykładzie jest to ZAM 1/9/2026 na 1000 zł.

​

2. Otwórz prosty formularz zaliczki

Zaznacz checkbox przy jednym zamówieniu. Na dolnym pasku kliknij Nowa zaliczka. Ten sam pasek daje też dostęp do akcji Nowa zaliczka w pełnym edytorze, gdy potrzebujesz szerszego formularza. Sprawdź numer zamówienia, jego kwotę, poprzednie zaliczki i kwotę pozostałą do rozliczenia. Wpisz kwotę tej zaliczki albo wybierz przycisk procentowy. W przykładzie 25% z 1000 zł daje 250 zł. Sprawdź datę sprzedaży, numerację, formę i termin płatności. Pole Faktura już opłacona zaznacz tylko wtedy, gdy pieniądze rzeczywiście wpłynęły. Przy sprzedaży zwolnionej z VAT przejdź do pełnego edytora i sprawdź Podstawę prawną zwolnienia przed wystawieniem lub wysyłką do KSeF. Nie zakładaj, że samo ustawienie na zamówieniu wystarczy. Kliknij Wystaw i poczekaj na potwierdzenie. Jeśli chcesz zamiast tego przejść do szerszego formularza, wybierz Przejdź do pełnego edytora przed wystawieniem.

​

Ścieżka 2: utwórz zamówienie podczas wystawiania zaliczki

W Sprzedaż rozwiń strzałkę obok Nowa faktura i wybierz Zaliczkowa. Otworzy się pełny edytor z wybranym typem ZALICZKOWA. Uzupełnij nabywcę, a w sekcji Zamówienie wybierz Utwórz nowe zamówienie. Wpisz pozycje i wartość całego zamówienia. Kliknij Zapisz zmiany w tej sekcji. Dopiero po zapisaniu podasz kwotę obecnej zaliczki. W przykładzie zapisane zamówienie ma numer ZAM 2/9/2026 i wartość 1000 zł. W Danych zaliczki sprawdź wartość zamówienia i wcześniej rozliczone kwoty. Wpisz kwotę obecnej zaliczki lub wybierz procent. W przykładzie 10% daje 100 zł. Sprawdź płatność i pozostałe dane, a następnie kliknij Wystaw fakturę.

​

Sprawdź wynik

W Sprzedaż → Faktury odszukaj numer zaliczki i porównaj nabywcę oraz kwotę. Otwórz szczegóły i sprawdź oznaczenie POWIĄZANA oraz numer zamówienia w sekcji Faktura powiązana. W przykładach zaliczki ZAL 1/9/2026 i ZAL 2/9/2026 mają odpowiednio 250 zł i 100 zł. Zamówienia pozostają dostępne w osobnej zakładce. Jeśli w Twojej firmie działa KSeF, po wystawieniu sprawdź także KSeF: Status. W pokazanym przypadku widnieje Oczekuje na wysłanie: dokument został wystawiony, ale nie ma jeszcze potwierdzenia przyjęcia przez KSeF. Status płatności NIEOPŁACONA jest osobną informacją. Zobacz, jak zapisać otrzymaną wpłatę. Gdy wynik zapisu jest niepewny, najpierw sprawdź listę Faktury i powiązane Zamówienia. Nie wystawiaj ponownie dokumentu bez tej kontroli. Po zakończeniu sprzedaży wystaw fakturę końcową z powiązanej zaliczki. Sprawdź przykład kilku zaliczek do jednego zamówienia i ich wspólnego rozliczenia.