Jak ustawić i zatrzymać faktury cykliczne?

Reguła cykliczna służy do wystawiania faktur według harmonogramu. Możesz przygotować ją na dwa sposoby:

• Z istniejącej faktury, gdy chcesz powtarzać dokument z tym samym nabywcą, pozycjami i parametrami płatności.
• Od zera, gdy dopiero rozpoczynasz cykliczne rozliczenia. Uzupełniasz dane faktury i ustawiasz przyszłą datę pierwszego wystawienia, bez wcześniejszego wystawiania dokumentu źródłowego.

​

Opcja 1. Z istniejącej faktury

W Sprzedaż → Faktury otwórz właściwy dokument. Sprawdź nabywcę, pozycje, kwoty i parametry płatności. Formularz reguły informuje, że kolejne faktury będą miały te same parametry co dokument źródłowy. Kliknij Więcej akcji → Faktura cykliczna.

​

Ustaw harmonogram

1. W Od kiedy wystawiać wpisz datę pierwszego wystawienia.
2. W Co ile wystawiać wybierz częstotliwość, na przykład Co miesiąc.
3. W Do kiedy wystawiać wybierz Do anulowania albo Do wybranej daty. Dla drugiej opcji uzupełnij Datę końcową i sprawdź wyświetlaną liczbę wystąpień.
4. Zdecyduj, czy włączyć Wysyłaj fakturę automatycznie do klienta, Powiadamiaj o wystawianiu i Powiadamiaj o niepowodzeniu wystawienia. Automatyczną wysyłkę włącz dopiero po sprawdzeniu odbiorcy i danych faktury.
5. Kliknij Zapisz.

W przykładzie wybrano przyszłą datę, jedno wystąpienie i wyłączono wysyłkę do klienta. Przy ustawianiu własnego cyklu sprawdź informację o godzinach przetwarzania w formularzu. Zapisanie reguły nie oznacza natychmiastowego wystawienia faktury.

​

Opcja 2. Od zera z przyszłym terminem wystawienia

Otwórz Sprzedaż → Reguły cykliczne i kliknij Nowa reguła cykliczna. Nie musisz najpierw wystawiać zwykłej faktury.

​

Zaplanuj pierwsze wystawienie

W sekcji Reguła cykliczna wpisz przyszłą datę w Od kiedy wystawiać. Wybierz częstotliwość, zakończenie cyklu i opcje wysyłki oraz powiadomień, tak jak w pierwszej ścieżce. Data pierwszego wystawienia określa początek harmonogramu; nie jest terminem zapłaty faktury.

​

Uzupełnij dane faktury i zapisz regułę

1. W dalszej części formularza wybierz nabywcę lub wpisz jego dane. Sprawdź pełny adres i dane kontaktowe, szczególnie jeśli włączasz wysyłkę do klienta.
2. Dodaj pozycje: nazwę towaru lub usługi, ilość, jednostkę, cenę i właściwą stawkę VAT. Uzupełnij pozostałe dane wymagane dla swojej faktury i sprawdź podsumowanie.
3. W sekcji Płatności ustaw formę płatności, a dla przelewu sprawdź rachunek. Oznaczenie zapłaty powinno odpowiadać rzeczywiście otrzymanej wpłacie.
4. Sprawdź harmonogram oraz dane dokumentu i kliknij Utwórz regułę cykliczną. W tej ścieżce przycisk zapisuje nową regułę wraz z przygotowanymi danymi faktury.

​

Sprawdź regułę na liście

Otwórz Sprzedaż → Reguły cykliczne. Sprawdź nabywcę, Aktywna, Wysyłaj automatycznie, częstotliwość oraz następną datę wystawienia. Gdy nie widzisz którejś kolumny, przewiń tabelę w poziomie. Po zaplanowanym terminie sprawdź także zakładkę Faktury. Otwórz wygenerowany dokument i skontroluj datę, numer, nabywcę, kwoty oraz osobno status wysyłki do klienta i KSeF. Sama obecność reguły nie potwierdza wygenerowania ani dostarczenia faktury.

​

Zatrzymaj kolejne wystawienia

Na liście Reguły cykliczne zaznacz właściwy wiersz i kliknij Dezaktywuj na pasku wyboru. Sprawdź komunikat Dezaktywowano regułę cykliczną i wartość Aktywna: Nie. Po wybraniu nieaktywnej reguły przycisk zmienia się na Aktywuj. Dezaktywacja dotyczy kolejnych wystawień; sprawdź osobno faktury, które już znajdują się na liście. Jeśli zatrzymanie zwróci błąd, odśwież listę i sprawdź rzeczywistą wartość Aktywna. Zgłoś problem, gdy nadal wynosi Tak. Nie uznawaj samego kliknięcia za potwierdzenie zatrzymania cyklu.