Skip to main content
W Altera wystawiasz faktury normalnie. Masz trzy ścieżki działania zależnie od tego, czy dokument jest już gotowy do wysyłki do KSeF.

​
Wystawianie faktur i wysyłka do KSeF

  • Zapis szkicu – gdy chcesz wrócić do dokumentu później (np. brakuje danych od kontrahenta).
  • Wystawienie bez wysyłki do KSeF – faktura jest gotowa, ale czeka na Twoją decyzję o wysyłce. Jeśli nie zrobisz tego osobiście, my prześlemy ją do KSeF automatycznie na koniec dnia.
  • Wystawienie i wysyłka do KSeF od razu – po potwierdzeniu, że wszystkie dane się zgadzają przesyłasz dokument prosto do KSeF.
Akcje wystawiania faktury Możesz wybrać tryb wysyłki: natychmiast (Wyślij do KSeF) albo na koniec dnia (Wystaw). Jeśli dokument jest na liście oczekujących na wysyłkę, w każdej chwili możesz wysłać go szybciej. Faktura oczekuje na wysyłkę Po wysyłce faktura dostaje numer KSeF i UPO, a Ty widzisz status na liście i w szczegółach. Ważne: po wysyłce do KSeF lub po pobraniu potwierdzenia transakcji (dla faktur bez numeru KSeF) faktura przechodzi w tryb tylko do odczytu. Od tej chwili wszelkie zmiany wprowadzasz wyłącznie przez korekty. Faktura odebrana przez KSeF

​
Jak sprawdzić status konkretnej faktury?

​
Znajdź fakturę w Sprzedaży

Sprawdź firmę i otwórz Sprzedaż → Faktury. Odszukaj dokument po numerze. Wyszukiwanie i filtry pomagają zawęzić listę. Odczytaj Status oraz KSeF: Status. Jeśli kolumna KSeF jest ukryta, włącz ją przez Dostosuj kolumny. Lista faktur z osobnymi statusami dokumentu, płatności i KSeF

​
Otwórz szczegóły i odczytaj potwierdzenie

Kliknij właściwą fakturę. W sekcji KSeF sprawdź komunikat. W przykładzie faktura ma status Zaakceptowana, informację Faktura przyjęta w KSeF oraz Numer KSeF. Numer możesz skopiować widoczną ikoną. Szczegóły faktury z informacją Zaakceptowana, numerem KSeF i osobnym statusem NIEOPŁACONA Na tym samym ekranie status płatności pozostaje NIEOPŁACONA. Przyjęcie w KSeF nie zapisuje wpłaty. Otrzymaną pełną lub częściową zapłatę opisuje osobna instrukcja.

​
Odczytaj wyjaśnienie przy oczekiwaniu

Status Oczekuje na wysłanie nie jest potwierdzeniem przyjęcia dokumentu. Otwórz jego szczegóły i przeczytaj komunikat zamiast od razu wystawiać kolejną fakturę. W pokazanym przykładzie aplikacja informuje o trybie offline24 i planowanym automatycznym przekazaniu do KSeF na koniec dnia. To komunikat dotyczący tego dokumentu; nie utożsamiaj każdego oczekiwania z tym trybem. Faktura oczekująca na wysłanie z wyjaśnieniem trybu offline24 i przyciskiem Wyślij do KSeF teraz Jeśli kolumna pokazuje Błąd, otwórz dokument i przeczytaj szczegółowy komunikat przed ponowieniem wysyłki. W przykładzie aplikacja wskazuje brak podstawy prawnej zwolnienia z VAT wymaganej do eksportu do KSeF. Taka faktura nie jest przyjęta w KSeF; akcja wystawienia powiązanej faktury końcowej pozostaje niedostępna, dopóki dokument pierwotny nie zostanie wysłany. Lista sprzedaży z zaliczką ZAL 1/9/2026 i czerwonym statusem Błąd w kolumnie KSeF Szczegóły zaliczki ze statusem Błąd KSeF i komunikatem o brakującej podstawie zwolnienia z VAT

​
Potwierdzenie transakcji – kiedy i po co?

Gdy faktura jest już wystawiona, ale nie ma jeszcze numeru KSeF (oczekuje na wysyłkę lub jest przetwarzana przez KSeF), możesz przekazać kontrahentowi potwierdzenie transakcji. To krótki dokument informacyjny: potwierdza Twoją intencję wystawienia faktury o danej treści i kieruje odbiorcę do KSeF, ale nie jest fakturą i nie zastępuje jej w rozliczeniach. Przydaje się wtedy, gdy kontrahent potrzebuje od razu dokumentu „do ręki” (np. przy sprzedaży stacjonarnej), a numer KSeF pojawi się dopiero po chwili. W potwierdzeniu transakcji znajdują się już linki i kody QR prowadzące do pełnych danych faktury w KSeF. Po nadaniu numeru KSeF możesz już przesłać standardową wizualizację faktury. Więcej informacji o potwierdzeniach znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: Potwierdzenie transakcji w KSeF